Menestyksekäs projektijohtaminen ei ole itsestäänselvyys. Yksittäisten tai useampien projektien johtamisen yhteydessä on syytä kiinnittää huomiota esimerkiksi seuraaviin seitsemään syyhyn, miksi projektijohtaminen epäonnistuu tavalla tai toisella.
Vähäinen sitoutuminen projektiin
Projekti tarvitsee onnistuakseen sitoutuneen projektiryhmän, mutta myös muut projektin sidosryhmät tulee sitouttaa projektiin. Projektipäällikön täytyy viestiä selkeästi kaikille projektiryhmään kuuluville, mikä heidän roolinsa projektissa on. Muiden sidosryhmien hyötyminen projektista tulee myös havainnollistaa. Sitoutumista edistää myös, jos jokainen projektiin osallistuva taho tietää, miten heidän panostaan projektissa arvioidaan.
Riittämätön projektiviestintä
Riittävän tiheä viestintä ja yhteydenpito projektiryhmän jäsenten kesken mahdollistaa avoimen viestinnän. Se voi tapahtua kasvotusten tai virtuaalisesti. Mahdollinen kokousaikojen sopiminen etukäteen antaa osaltaan ihmisille mahdollisuuden keskittyä omiin työtehtäviinsä. On oletettavaa, että projektissa työskentelevät ovat oman aiheensa osaajia, eikä heille ole motivoivaa, että projektipäällikkö vahtii pienintäkin yksityiskohtaa. Kokouksia, jotka kannattaa pitää mahdollisimman epävirallisina, voidaan hyödyntää tarkistuspisteinä, jolloin kaikki osallistujat pysyvät riittävässä määrin ajantasalla projektin etenemisestä.
Projektilla ei ole johdon tukea
Jotta projekti onnistuu, on jonkun organisaation ylimpään johtoon kuuluvan oltava kiinnostunut projektin menestyksellisestä toteuttamisesta. Yksi tapa johdon kiinnostuksen lisäämiseen on todentaa projektin merkitys ja oletettavat myönteiset vaikutukset. Jos projekteja on paljon, niiden kokonaisuuden eli projektisalkun johtaminen auttaa osaltaan priorisoimaan myös johdon huomion eri projekteille.
Liikaa samanaikaisia projekteja
Liian monta samanaikaista projektia jakaa tarpeettomasti tekijöiden huomion ja keskittymisen. Tällöin projektien keskinäinen priorisointi ja liiallinen samanaikaisuuden välttäminen auttaa.
Projektin tavoitteet ovat epäselvät tai ne muuttuvat jatkuvasti
Kirkas tavoite edistää projektin menestyksekästä toteuttamista. Tämän vuoksi projektin tavoitteiden ja laajuuden määrittäminen jo projektin alkuvaiheessa on tärkeää. Mikäli tulee muutostarpeita projektin alkuperäisiin tavoitteisiin, ne pitää dokumentoida ja viestiä riittävän selkeästi.
Liian optimistiset aikataulut
Jos projektin toteuttaja jatkuvasti myöhästyy tavoiteaikatauluista, tämä kalvaa projektin sidosryhmien luottamusta projektiin johtoon. Projektin toteutusaikataululle tulee jättää kohtuulliset pelivarat, jotta mahdollisiin yllätyksellisiin tilanteisiin kyetään reagoimaan ilman, että kokonaisaikataulu viivästyy.
Joustamattomuus muutostarpeissa
On tyypillistä, että projektin tavoitteita ja sisältöä täytyy muuttaa, kun projektin edetessä saadaan lisätietoa eri asioista. Tällöin kyseisten muutostarpeiden ja niiden mahdollisten vaikutusten hyväksyttäminen projektin tilaajalla tai ohjausryhmällä on paikallaan. Liiallinen jyrkkyys alkuperäisen projektisuunnitelman toteuttamisessa voi johtaa haitalliseen lopputulokseen projektin kustannusten, laadun tai aikataulun osalta. Tässä yhteydessä on tärkeä myös dokumentoida ja viestiä mahdolliset muutokset.
Projektijohtaminen on tärkeä osa organisaation kykyä vastata sekä ulkoisten asiakkaiden että muiden keskeisten sidosryhmien tarpeisiin. Oman organisaation projektijohtamisen kyvykkyyteen ja sitä tukevaan osaamiseen kannattaa kiinnittää huomiota.
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projektitoiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
