Tämä artikkeli keskittyy PDCA mallin esittelyyn. Laatujohtamiselle ja Lean-ajattelulle on ominaista jatkuvan parantamisen tavoite. Edes pienet niin sanotut inkrementaalit parannukset vievät organisaation toimintaa eteenpäin. Keskeisen tärkeätä on pitää jatkuva parantaminen käynnissä. Kyseessä ei ole satunnaiset kehittämisprojektit, vaan nimenomaan toiminnan jatkuva parantaminen.
PDCA malli tukee ja ylläpitää jatkuvaa parantamista
PDCA malli on ehkä tunnetuin jatkuvan parantamisen kuvaustapa. PDCA mallin taustalla on neljästä vaiheesta koostuva kehittämisen kehä. Se tunnetaan myös Demingin ympyränä. Kyseinen Edvard Deming on laatujohtamisen ja jatkuvan parantamisen menetelmällisyyden pioneereja.
PDCA mallin nimi tulee sen neljän vaiheen alkukirjaimista.
P = plan (suunnittele)
D = do (toteuta suunnitelma)
C = check (varmista, että suunnitelma saatiin toteutettua)
A = act (toteuta mahdolliset korjaavat toimenpiteet)
Tässä vielä jokainen noista neljästä PDCA mallin vaiheesta tarkemmin:
Suunnittele (P)
Käytännössä suunnittelu-vaihe koostuu kolmesta alavaiheesta: ongelman tunnistaminen, ongelman analysointi ja kokeiluasetelman kehittäminen.
Ongelman tunnistamisen osalta on tarpeen kiinnittää huomiota mm. seuraaviin näkökulmiin:
- Onko tämä ratkaisemisen arvoinen ongelma?
- Mihin ja keneen ongelma vaikuttaa?
- Miten ja mihin mahdollinen ongelman ratkaisu vaikuttaa?
Ongelman analyysin osalta on tarpeen ymmärtää sen juurisyyt, eli mitkä tekijät pohjimmiltaan aiheuttavat ongelman. Tämän vuoksi on usein tarpeen kerätä lisää tietoa ongelmaan liittyen:
- Mitä tietoa meillä jo on ongelmasta?
- Mitä lisätietoa meidän on kerättävä ongelman ymmärtämiseksi ja ratkaisemiseksi?
- Kuka tietää ongelmasta ja ketä tulisi sen tiimoilta haastatella?
- Riittääkö nämä tiedot ongelman ratkaisuun?
- Onko ilmeistä, että ongelman ratkaisu on toimiva, käytännöllinen ja taloudellinen?
Kokeiluasetelman kehittämisen tavoitteena on selkeyttää vaihtoehtoiset ratkaisut ongelmaan. Tämä vaihe on tärkeä, erityisesti silloin jos ongelman ratkaisun toteuttaminen on kallista. Koeasetelmalla voidaan karsia vaihtoehtoisia ratkaisuja ja vakuuttua niiden käytännöllisestä ja taloudellisesta soveltuvuudesta.
Kokeiluasetelman kehittämisen yhteydessä pyritään selkeyttämään:
- Kuka osallistuu kokeiluun ja kuka vastaa siitä?
- Millaisia tuloksia oletamme saatavan koeasetelmalla?
- Mitä resursseja tarvitaan kokeilujen toteuttamiseksi?
- Millaiset ratkaisut ovat toteutettavissa?
Toteuta suunnitelma (D)
Tässä vaiheessa testataan kaavaillut ratkaisut tai muutokset käytäntöön. Pienimuotoiset testailut ovat yleensä halvempia ja nopeampia toteuttaa. Tässä vaiheessa on tarpeen kerätä mittaus- ja muita tietoja myöhemmän päätöksenteon tueksi.
Varmista (C)
Tarkista-vaiheessa keskeinesenä tavoitteena on hakea vahvistusta sille, että toteutusvaiheen kokeilu toimii ja vastaa tavoitteita. Tässä yhteydessä asiaa voi pohtia esimerkiksi näiden kysymysten avulla:
- Saavutettiinko muutoksella halutut tulokset?
- Mikä toimi ja mikä ei toiminut?
- Mitä testauksesta voisi oppia?
- Osoittaako kerätyt tiedot, että muutos suhteessa aiempaan on johtaa parempaan lopputulokseen?
- Pitääkö kokeilua ja testaamista jatkaa?
- Onko ilmeistä, että ratkaisu pysyy edelleen käytännöllisenä, toteuttamiskelpoisena ja taloudellisena?
Toteuta korjaavat toimenpiteet (A)
Jos koeasetelma ja uuden aiempaa paremman tavan osalta saadaan varmista (C) -vaiheessa vahvistusta, niin on tarpeen soveltaa testituloksia laajemman muutoksen toteuttamiseksi. Jos taas käy niin, että kokeilu ei antanyt myönteisiä tuloksia, niin on tarpeen toteuttaa PDCA -sykli läpi uudella suunnitelmalla.
Tässä vaiheessa on tarpeen vielä keskittyä seuraaviin teemoihin:
- Mitä resursseja tarvitaan ratkaisun toteuttamiseksi koko yrityksessä?
- Millaista lisäosaamista tarvitaan parannuksen täysimääräiseen toteuttamiseen?
- Kuinka muutos saadaan ylläpidettyä?
- Kuinka voimme mitata ja seurata ratkaisun vaikutusta?
- Mitä muita teemoja voisi parantaa?
- Miten hyödynnettyä koeasetelmaa voisi käyttää muiden asioiden testaamisessa?
PDCA malli kannattaa ottaa organisaation toiminnan kehittämisen perustyökaluksi
PDCA mallin vahvuutena on, että se on helppo sisäistää ja ottaa käytäntöön. Tärkeätä olisi päästä irti liian korostuneesta painotuksesta kahteen ensimmäiseen vaiheeseen (Plan – Do). Käytännössähän tämä on lähes samaa kuin perinteinen projektisuunnittelu ja projektisuunnitelman toteutus. Jatkuvan parantamisen ylläpitämiseksi on tarpeen, että organisaation jäsenet ja sidosryhmät haluavat faktapohjaisesti varmistaa sen, että asiassa päästiin eteenpäin (Check) ja jos ei päästy riittävästi, niin mitkä olisivat tarvittavat korjaavat toimenpiteet (Act). Tämä johtaa taas uuteen sykliin, eli siirrytään seuraavan kierroksen Plan-vaiheeseen, jossa suunnitellaan kyseisten tunnistettujen korjaavien toimenpiteiden toteutus, jotka taas toteutetaan Do-vaiheessa ja niin edelleen.
Lean-johtamisen työkaluista erityisesti ongelmanratkaisua ja jatkuvaa parantamista edistävä A3-työkalu kytkee ongelman tunnistamisen, juurisyyn analyysin ja jatkuvan parantamisen (PDCA) vaiheet hienosti yhteen. Siihenkin kannattaa tutustua.
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme Lean-ajatteluun liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja Lean-toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/lean-ja-tuottavuus
