Projektipäällikön tehtävät ovat laajat. Projektipäällikkö on yleensä projektin keskeisin toimija, joka toimii monessa eri roolissa. Tässä artikkelissa käsitellään projektipäällikön vastuita, tehtäviä ja osaamistarpeita.
Projektipäällikön työrooleja ja tehtäviä
Projektiryhmän vetäjä
Projektipäällikkö johtaa projektin toteutumista ja toimii mahdollisesti esimiehen roolissa projektiryhmän jäsenten näkökulmasta. Tämä on usein projektipäällikön tärkein tehtävä; mutta ei aina.
Asiantuntija
Hän on asiantuntijan roolissa erityisesti niissä projekteissa, joissa hän osallistuu projektin sisällön määrittelyyn.
Neuvottelija
Projektipäällikkö on neuvottelijan roolissa projektikokouksissa ja projektiin liittyvissä neuvottelutilanteissa.
Asiakasyhteyshenkilö
Asiakasyhteyshenkilön roolissa hän on projektin tilanneen asiakkaan suuntaan. On tyypillistä, että projektipäällikkö on ensimmäinen yhteyshenkilö projektin myyneen yrityksen ja asiakkaan välillä.
Tilaaja
Tilaajan roolissa projektipäällikkö toimii projektiin liittyvissä sopimuksissa ja alihankinnoissa.
Tiedottaja
Tiedottajan roolissa projektipäällikkö varmistaa, että projektiryhmällä on käytettävissään tarvittava informaatio. Hän raportoi myös projektin etenemisestä oman organisaation johdon suuntaan ja ohjausryhmälle sekä välittää tietoa projektin sidosryhmien välillä.
Projektipäällikkö projektiryhmän vetäjänä
Yleensä keskeisin yllä olevista projektipäällikön tehtävistä on toimiminen projektiryhmän vastuullisena vetäjänä. Tarkastelu keskittyykin erityisesti tähän rooliin, johon projektipäällikön muut roolit eri yhteyksissä yhdistyvät. Sen jälkeen kun ohjausryhmä tai projektin asettaja on hyväksynyt projektisuunnitelman, projektipäällikön tehtävänä on sen toteuttaminen.
Tähän liittyy suunnittelu, organisointi, projektin etenemisen seuranta ja raportointi, mahdollisten ongelmien ratkaiseminen, viestintä, mahdollisten projektisuunnitelmaan tulevien muutosten kontrollointi ja projektiin liittyvä riskienhallinta.
Keskeinen osa projektiin liittyvää organisoitumista on selkeyttää projektipäällikön ja projektiryhmän jäsenten välinen työnjako. Projektipäällikön yhtenä tärkeänä tehtävänä on edistää projektissa työskentelevien henkilöiden hyvää ryhmähenkeä. Tässä yhteydessä on hyvä pitää mielessä, että kaikki projektiin osallistuvat henkilöt eivät työskentele projektissa sen alusta loppuun. Pikemminkin päinvastoin, eli projektin tilapäisyydestä johtuen on tyypillistä, että henkilöt aloittavat projektissa ja irtautuvat siitä eri ajankohtina. Avoin viestintä ja tiedonkulku projektin aikana ovat paljolti riippuvaisia hyvästä ryhmähengestä.
On tyypillistä, että projektiryhmän eri jäsenten sitoutuminen projektiin vaihtelee. Ongelmatilanteissa projektipäällikön pitää jämäkästi ratkaista projektiryhmän työskentelyyn liittyvät ongelmat ja osaltaan tukea työntekoa. Projekteihin liittyy usein vaikeita tehtäviä, jotka eivät meinaa edetä ja siten hidastavat koko projektin etenemistä. Projektipäällikön on tärkeä antaa säännöllisesti palautetta projektiryhmän jäsenille ja mahdollisille alihankkijoille heidän työstään.
Aika-ajoin projektipäällikön tehtävänä on puuttua muun muassa seuraaviin ongelmiin projektiryhmän työskentelyssä:
- aikataulutavoitteita ei saavuteta
- poissaolot
- väärinymmärrykset
- työsuoritteen riittämätön laatu
- kykenemättömyys edetä itsenäisesti omalla vastuulla olevissa tehtävissä
- projektiryhmän sisäiset ristiriidat
- projektiryhmän ja projektiryhmän ulkopuolisten sidosryhmien väliset ristiriidat.
Projektiryhmän panos ja tuki projektille eivät ole määriltään vakioita, vaan ne voivat vaihdella paljonkin sen mukaan, miten projektiryhmän jäsenet osallistetaan ja motivoidaan projektin edistämiseen. Tässä joitain vinkkejä:
- Valitse mahdollisuuksien mukaan oikeat jäsenet projektiryhmään
- Viesti projektin kokonaistavoitteet karkealla tasolla
- Anna projektiryhmän jäsenille tarpeeksi aikaa tehdä heille kohdistetut tehtävät
- Keskity viestintään
- Luota projektiryhmän jäseniin ja heidän ammattitaitoonsa
- Aseta selkeät tavoitteet.
Projektipäällikön vastuut ja tehtävät
Projektipäällikkö vastaa projektin menestyksellisestä toteuttamisesta ja projektinhallinnasta.
Tämän tavoitteen mukaisesti projektipäällikön tehtävänä on vetää projektia tulostavoitteisesti, saada ihmiset sitoutumaan kyseisten tavoitteiden saavuttamiseen ja pitää huolta siitä, että projektiorganisaatio pystyy työskentelemään mahdollisimman tehokkaasti.
Koska projekteja on varsin monenlaisia, on luonnollista, että projektipäälliköiden tehtävät erilaisissa projekteissa vaihtelevat paljonkin projektin luonteesta riippuen. Toiset projektit painottavat projektipäällikön osaamisen ja ominaisuuksien tiettyjä näkökulmia ja toisissa projekteissa taas kyseiset seikat voivat olla merkitykseltään vähäisiä.
Listausta projektipäällikön tehtävistä
Projektipäällikön tehtäviä ovat muun maussa
- projektin suunnittelu
- projektin laajuuden määrittäminen ja rajaaminen
- projektin tuotoksista johdettujen tehtävien tunnistaminen
- tehtävien keskinäisten riippuvuuksien päättely
- resurssien kohdentaminen projektiin liittyviin tehtäviin
- aika-arvioiden teko ja projektin aikatauluttaminen
- kustannusten arviointi
- budjetointi
- projektin dokumentointi
- riskienhallinta
- projektin etenemisen seuranta
- projektin organisointi
- työntekijöiden rekrytointi projektiin
- projektiin liittyvien tehtävien kohdentaminen
- projektiryhmän johtaminen ja motivointi
- yhteistyösuhteet alihankkijoihin ja projektin kumppaneihin
- yhteistoiminta projektin ohjausryhmän kanssa
- projektin tuotosten laadunvarmistus.
Yllä oleva pitkä lista projektipäällikön monipuolisista tehtävistä tuo mukanaan luontaisesti osaamistarpeita, jotta kyseisistä tehtävistä suoriutuu mahdollisimman hyvin. Projektipäällikön osaaminen määrittää pitkälti projektin onnistumisen. Toki ympäristötekijöillä on oma merkityksensä, mutta on ilmeistä, että projektipäällikön osaamattomuudella on haitallinen vaikutus projektin menestykseen.
Monet henkilöt tulevat projektipäällikön rooliin sattumalta erityisesti pienemmissä projekteissa. Heidät nimetään projektiin asiantuntemuksensa, ei välttämättä projektiosaamisensa, vuoksi. Projektipäälliköllä on suhteellisen hyvät onnistumisen mahdollisuudet ilman muodollista projektiosaamistakin, jos hänellä on muun maussa seuraavat ominaisuudet:
- Kyky johtaa ihmisiä
- Kokonaisuuden hallinta
- Tavoitehakuisuus
- Tarkkuus
- Hyvät viestintäja neuvottelutaidot
- Esiintymistaito
- Rohkeus puuttua asioihin ja niissä ilmeneviin epäkohtiin – Kyky huolehtia monesta asiasta samanaikaisesti
- Vahva itsetunto.
Projektipäällikön tehtäviä tukeva osaaminen
Erityisesti seuraavat osaamiset korostuvat projektipäällikön tehtävässä:
- Luottamuksellisen, eheän ja dynaamisen ilmapiirin rakentaminen projektiryhmän sisäisessä työskentelyssä
- Projektiryhmän jäsenten motivointi perustelemalla projektin merkitystä ja tarjoamalla riittävän haastavia työtehtäviä projektiin osallistuville
- Palautteen antaminen, työtehtävissä tukeminen ja kannustaminen
- Muutoksenhallinta ja johtaminen
- Viestintäosaaminen
- Ongelmanratkaisutaito
- Ristiriitatilanteiden käsittelyn taito.
Projektipäällikkönä kehittyminen
Kuten ylläoleva kuvaus liittyen sekä projektipäällikön vastuisiin, tehtäviin ja osaamistarpeisiin osoittaa, niin lähtökohtaisesti hyväksi projektipäälliköksi tullaan ajan ja kokemuksen myötä. otkut projektit painottavat teknisiä osaamisia, toisissa projekekteissa taas projektipäällikön kyky johtaa ja innostaa ihmisiä korostuu. Jotkut projektit ovat taloudellisesti haastavia, joissain taas on riittävät resurssit. Projektipäällikön tehtävät ovat vaatia ja niissä on lähtökohtaisesti kehittymisen ja ammatillisen kasvun mahdollisuuksia pitkäksi aikaa ja ammatillisen uran eri vaiheisiin.
Tämä artikkeli liittyy kirjoittamaani kirjaan Mikko Mäntyneva: Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta hallittuun toteutukseen (Kauppakamari, 2016)
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien ja Lean-johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projekti (-ja Lean)toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
