SWOT-analyysi on tärkeimpiä analyysityökaluja tukemaan yrityksen tai organisaation strategista suunnittelua. SWOT-analyysin avulla yritys tai organisaatio voi arvioida oman tilanteensa eri arviointikriteerien osalta. SWOT-analyysia voi hyödyntää myös yksittäisten liikeideoiden, liiketoimintakonseptien tai vastaavien kehittämisideoiden analyysiin ja arviointiin. SWOT-analyysin keskeisenä etuna on sen laaja tunnettuus. Se on monelle työntekijälle entuudestaan tuttu. Se on helppo esitellä työyhteisössä, ja ottaa käyttöön. SWOT-analyysi on helppokäyttöinen. Tärkeätä on kuitenkin kiinnittää huomiota myös siihen miten analyysin tuloksia aiotaan hyödyntää.

Mitä SWOT tarkoittaa?

SWOT-analyysin alkukirjaimet tulevat englanninkielisistä sanoista: vahvuudet (strengths), heikkoudet (weaknesses), mahdollisuudet (objectives) ja uhat (threats). Tässä latauslinkki yritykselle tehtävään SWOT-analyysin pohjaan.

Lähtökohtaisesti analyysissa pyritään objektiiviseen tulkintaan eri teemojen osalta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos jokin asia tulkitaan vahvuudeksi, niin sen tulisi aidosti olla vahvuus eikä todellisuudessa heikkous. Vastaava tulkinta liittyy myös muihin näkökulmiin. SWOT-analyysi ei ole vain organisaatiotason työkalu. Myös työntekijä voi tehdä itsestään SWOT analyysin. Tässä latauslinkki työntekijän SWOT-pohjaan.

Miten SWOT-analyysi tehdään?

SWOT-analyysin eri osa-alueita voidaan tarkastella ja analysoida varsin joustavasti. Yksi näkökulma on sellainen, että jokainen arviointiin osallistuja tekee ensin SWOT-analyysin itse kirjaamalla eri asioita nelikentän eri lohkoihin. Vasta tämän jälkeen voidaan pyrkiä yhdenmukaistamaan yhteistä tulkintaa ja koostamaan yhteinen SWOT-analyysi. Toinen vaihtoehtoinen näkökulma on, että joku läsnäolija toimii fasilitaattorina ja keskusteluttaa läsnäolijoita eri asioista. Tämä vie enemmän aikaa, mutta toisaalta osallistaa paremmin yhteiseen lopputulokseen. Myös sähköisiä kanavia kuten verkkokyselyitä ja vastaavia on mahdollisuus hyödyntää SWOT-analyysin aineiston keruussa.

SWOT-analyysi tarkatelee sisäisiä ja ulkoisia näkökulmia

SWOT-analyysissä kirjataan ylös tarkasteltavan asian:

• sisäiset vahvuudet (strengths)
• sisäiset heikkoudet (weaknesses)
• ulkoiset mahdollisuudet (opportunities)
• ulkoiset uhat (threats

Yrityksen tai organisaation vahvuudet ovat sisäinen näkökulma. Tarkasteltavaan asiaan liittyviä vahvuuksia kartoitettaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

• Missä olemme onnistuneet?
• Mitkä ovat tarkasteltavan asian hyviä puolia=
• Missä on onnistuttu?

SWOT-analyysissa tarkasteltavat heikkoudet ovat myös sisäisiä. Tärkeää on pyrkiä objektiiviseen tulkintaan tunnistettujen asioiden osalta. Heikkouksien tunnistamiseksi voidaan hyödyntää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

• Missä meillä on ongelmia?
• Mikä asia ei toimi hyvin?
• Missä olemme epäonnistuneet?
• Mitä asioita pitäisi välttää tulevaisuudessa?

SWOT-analyysin ulkoinen tarkastelu kohdentuu mahdollisuuksiin ja uhkiin. Mahdollisuudet tarjoavat kehityskulun, joita hyödyntämällä esimerkiksi yrityksen liiketoimintaa voidaan kasvattaa tai organisaation toiminnan vaikuttavuutta lisätä. Näiden mahdollisuuksien tunnistaminen on tärkeätä, mutta SWOT-analyysin tulosten hyödyntämisen yhteydessä on tärkeä pohtia, miten asioiden myönteistä kehitystä voidaan vahvistaa yrityksen toimin omia vahvuuksia hyödyntäen. Jos työntekijät tekee itsestään ammatillisen SWOT-analyysin, niin hän voi pohtia vastaavia teemoja omalta kohdaltaan.

Uhat ovat tunnistettuja ongelmia tai sellaisia asioita, joita tulee välttää. SWOT-analyysi lähtee siitä, että uhat tulevat organisaation ulkopuolelta, kuten myös mahdollisuudet. Uhkien tunnistamisen yhteydessä on tärkeää tunnistaa selkeitä ja suoranaisia uhkia, mutta myös sellaisia epäsuoria uhkia, jotka ovat ehkä vaikeammin hahmotettavissa. Näitä uhkia on tarpeen seurata, jotta niiden kielteiset vaikutukset on mahdollista minimoida.

Hyödyt ja heikkoudet

SWOT-analyysin etuna on se, että se laajasti tunnettu, se on helppo toteuttaa, eikä sen tekeminen vie paljoa resursseja. Tyypillisesti se kuitenkin tuo esiin asioita lähinnä yleisellä tasolla. Välillä näiden asioiden kytkeminen yrityksen tai organisaation arkitodellisuuteen voi olla vaikeaa. Organisaatioissa korostetaan yhä enemmän tiedolla johtamista. Myös SWOT-analyysin syötteet voivat perustua käytössä olevaan dataan, ei pelkästään tuntemuksiin.

SWOT-analyysissa on tärkeää, että vastaajat ymmärtävät kysymykset samalla tavalla. Eri näkökulmien tarkastelussa on realistisuus tärkeää: asioita ei tule liioitella, mutta niiden osalta ei pidä olla liian vaatimatonkaan.

SWOT-analyysi tarvitsee yleensä jatkotyöstöä

SWOT-analyysin tuloksia voidaan hyödyntää esimerkiksi ryhmätyöskentelyn pohjana. Tämä voi konkretisoitua esimerkiksi siten, että ryhmän jäsenten kesken hahmotellaan konkreettisia aktiviteetteja tunnistettujen mahdollisuuksien hyödyntämiseksi tai uhkien välttämiseksi. Usein eri näkökulmia tunnistetaan monia. Käytännössä tämä aiheuttaa tarpeen priorisoida eri näkökulmia ja niistä johdettuja mahdollisia toimenpiteitä. Yleensä SWOT-analyysin tuloksia hyödynnetään eri asioiden ideointiin ja jatkokehittelyyn.

Vaikka eri ulottuvuuksiin liittyviä näkökulmia pystytään tunnistamaan ja ryhmittelemään, niin tärkeää on tehdä johtopäätelmiä SWOT-analyysiin perustuen. Näkökulmina voivat olla esimerkiksi: miten vahvuuksia voidaan hyödyntää, miten heikkoudet muutetaan vahvuuksiksi, miten tunnistettuja mahdollisuuksia hyödynnetään ja miten uhat vältetään ja niihin liittyvät riskit minimoidaan. SWOT-analyysin tuloksena saadaan toimintasuunnitelma siitä, mitä eri asioille on tarkoitus tehdä.

Miten voimme olla avuksi?

Toteutamme työyhteisön kehittämiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/tyoyhteiso