Projektit ovat yhä useammin käytetty keino organisoitua suurempiin kertaluonteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Nämä tavoitteet liittyä esimerkiksi organisaation rakenteelliseen uudistamiseen, uuden toimintamallin tai tietojärjestelmän käyttöönottoon tai uuden palvelun kehittämiseen tai lanseeraukseen. Esimies- ja asiantuntijatehtävissä työskentelevillä tulee työurallaan ajankohtaiseksi osallistua projektien suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin. Monille projektit ovat keskeinen osa työtehtäviä. Projektien suunnitteluun liittyy vanha viisaus, eli hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Hyvä projektisuunnitelma viestii projektin sidosryhmien edustajille kuten tilaajalle tai ohjausryhmän jäsenille, miten projektin tavoitteet suhteutuvat tunnistettuun tarpeen osalta ja millä aikataululla ja budjetilla projektin tavoitteet pyritään saavuttamaan. Siksi on selkeytettävä, miten se projektisuunnitelma kannattaa laatia ja mihin siinä kannattaa kiinnittää huomioita.
Hyvä projektisuunnitelma huomioi projektin tavoitteiden ja projektijohtamisen eri osa-alueiden keskinäisen tasapainon. Projektisuunnitelman yksityiskohtaisuutta ja siten laajuutta ei kuitenkaan pidä ylikorostaa. Selkeys tukee projektiviestintää eri kohderyhmille. Tällöin projektisuunnitelman pitää kuvata projekti kokonaisuuta mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi. Mahdollisiin projektisuunnitelman liitteisiin on hyvä viitata itse projektisuunnitelmassa.
Projektisuunnitelma voi olla teknisten ratkaisujen osalta yleisluonteisempi. Suurissa projekteissa voi olla paljon aktiviteetteja, ja tehtävien yksityiskohtainen suunnittelu on sen vuoksi hyvin työlästä. Jos projektin toteutuksesta ei ole täyttä varmuutta tai kyseisten tehtävien toteuttaminen on kaukana tulevaisuudessa, ei usein ole mielekästä tehdä yksityiskohtaisia suunnitelmia, joihin sitten voi tulla suuriakin muutoksia. Ylikorostunut etupainotteisuus suunnittelussa voi johtaa arviointivirheisiin esimerkiksi projektissa tarvittavien resurssien ja niihin liittyvien kustannusten näkökulmasta. Tämän vuoksi hyvästäkin projektisuunnitelmasta huolimatta projektiin liittyvien tehtävien suunnittelu ja niihin liittyvä organisointi jatkuu koko projektin ajan.
Projektisuunnitelman sisältö
Hyvää projektisuunnitelmaa voi käyttää myös projektin toteutuksen, seurannan ja arvioinnin tukena. Erilaisissa projekteissa projektisuunnitelman eri osa-alueita voidaan painottaa eri keskenään eri tavalla. Yleensä projektisuunnitelmassa kuvataan mm. seuraavat kokonaisuudet:
- projektin tausta eli mihin projekti liittyy
- projektin tavoitteet
- projektiin organisoituminen ja sen resursointi
- riskienhallinta projektissa eli mitä riskejä tunnistetaan ja miten niihin varaudutaan
- projektin tehtävät, tehtäväkokonaisuudet ja niiden jakautuminen
- projektin aikataulutus
- projektin hankinnat ja niiden hallinta
- projektin budjetti
- projektin raportointi
- projektiin liittyvä viestintä
- projektin riskienhallinta
Lähtökohtana on, että hyvä projektisuunnitelma on realistinen toimintasuunnitelma projektin tavoitteiden saavuttamiseksi ja sen toteuttamiseksi. Suunnittelun yhteydessä yritetään tunnistaa mahdollisia projektiin liittyviä ongelmia ja riskejä ja löytämään ratkaisuja niihin. Ideaalitilanteessa projekti suunnitellaan ajan kanssa ja huolella jonka jälkeen hyväksytään toteutukseen. Tämän jälkeen suunnitelma toteutetaan yksityiskohtaisesti. Reaalimaailmassa saattaa kuitenkin olla tarpeen muokata projektisuunnitelmaa, kun projektin edetessä saadaan lisätietoja. Tämä ei kuitenkaan vähennä hyvän etukäteissuunnittelun merkitystä.
Projektisuunnitelman tarkistuslista
Käytä tätä tarkistuslistaa varmistaaksesi, että olet huomioinut kaiken olennaisen projektisuunnitelmassa. Erilaisissa projekteissa eri teemojen merkitys vaihtelee. Suhtudu tähän tarkistuslistaan esimerkinomaisena projektisuunnitelman sisällön varmistamiseksi. Jos sinulla on käytettävissä aiempia projektisuunnitelmia, niin hyödynnä niitä mahdollisuuksien mukaan ja täydennä tarvittaessa.
- Onko projektin sisältö ja laajuus kuvattu selkeästi?
- Onko projektin eri sidosryhmien tarpeet huomioitu?
- Onko projektin aikataulu kohtuullinen?
- Ovatko projektin resurssit saatavilla?
- Ovatko projektin rahoitus ja budjetti keskenään sopivassa suhteessa toisiinsa?
- Onko projektin tuotokset selkeytetty ja kuvattu riittävän yksityiskohtaisesti?
- Onko projektin tuotoksista pääteltävissä projektiin liittyvät tehtävät, ja ovatko nämä tehtävät kuvattu selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti?
- Miten projektin tehtävät on jaettu projektiryhmän jäsenille? Kuka tekee mitä? Kuka vastaa? Kuka hyväksyy tuotoksen?
- Onko tehtävät aikataulutettu?
- Mitkä tehtävät ovat projektin kriittisellä polulla eli minkä tehtävien oikea-aikainen valmistuminen on tärkeätä, että projekti pysyy aikataulussaan?
- Onko projektin eteneminen jaettu etappeihin?
- Onko projektiorganisaatio kuvattu?
- Onko projektiin liittyvät riskit tunnistettu ja niiden varotoimet kuvattu?
- Miten mahdollisiin projektiin tehtäviin muutoksiin on varauduttu?
Tämä artikkeli liittyy kirjoittamaani kirjaan Mikko Mäntyneva: Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta hallittuun toteutukseen (Kauppakamari, 2016)
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projektitoiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
