Projektin vaiheiden tarkasteleminen sen elinkaarella on hyvä keino saada kokonaiskuva projektista. Tämä artikkeli keskittyy erityisesti projektin vaiheisiin sen elinkaarella.
Projektilla on alkamis- ja päättymisajankohta, jotka muodostavat projektin keston. Toisaalta projektia voidaan valmistella jopa vuosia ennen kuin se virallisesti aloitetaan.
Projekti jakaantuu elinkaarellaan useampaan vaiheeseen. Projektin vaiheet eroavat toisistaan esimerkiksi toiminnoiltaan, ominaisuuksiltaan ja työskentelytavoiltaan.
Projektin neljä päävaihetta
Projekti voidaan jakaa neljään päävaiheeseen:
1) valmistelu
2) suunnittelu
3) toteuttaminen
4) päättäminen.
Projektin valmistelu
Jokaisella projektilla on oma taustansa. Projektin käynnistämisen taustalla on joku tarve, joka osaltaan rajaa ja määrittää projektin kohdistumisen ja laajuuden.
Kaikki projekti-ideat eivät koskaan toteudu, eikä näitä projekteja siis käynnistetä koskaan. Esimerkiksi yhteiskunnallisissa infrastruktuuriprojekteissa projektin valmistelu voi kestää jopa kymmeniä vuosia huomioiden maanhankinnan, kaavoituksen, rahoituksen, eri sidosryhmiin kohdistuvan taustavaikuttamisen ja niin edelleen.
Projektitoiminnan luonteesta riippuen projektien valinta voi olla joko projektin tilaavan organisaation tai projektin toteuttavan organisaation päätettävissä. Silloin kun projektia myydään esimerkiksi investointina tilaajaorganisaatiolle, tilaaja päättää, haluaako se investoida kyseiseen projektiin.
Mikäli taas kyseessä ovat organisaation sisäiset toiminnankehitys- tai tuotekehitysprojektit, toteuttava organisaatio päättää itse niiden mahdollisesta toimeenpanosta. Huolella hoidettu valmisteluvaihe helpottaa etenemistä varsinaiseen projektin suunnitteluun.
Projektin suunnittelu
Projektin käynnistämispäätöksen jälkeen projekti suunnitellaan riittävän yksityiskohtaisesti. Tässä vaiheessa määritellään projektin laajuus ja kattavuus sekä tarkemmat tavoitteet.
Projektin suunnittelun yhteydessä selvitetään erilaisia vaihtoehtoisia ratkaisuja projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Näistä vaihtoehtoisista ratkaisuista valitaan aikataulullisesti ja taloudellisesti soveliain.
Tavoitteista johdetaan tarvittavat toimet, jotka toteutetaan, jotta kyseisiin tavoitteisiin päästäisiin. Tehtäville kohdennetaan ihmiset ja resurssit, jotta projekti saadaan toteutettua.
Suunnitteluvaiheessa on tärkeä kyetä suunnittelemaan projektin aikataulu, kustannukset ja resurssit riittävän tarkasti. Kaikki nämä dokumentoidaan erilliseen projektisuunnitelmaan.
Projektiin liittyvien riskien hallinnan näkökulmasta on tärkeää, että projektiin liittyvät riskit ja mahdolliset ongelmakohdat tunnistetaan ja niihin tehdään varautumissuunnitelma.
Projektin toteuttaminen
Projektin toteutusvaiheessa keskitytään toteuttamaan projektisuunnitelmassa kuvattu projekti. Tämä on yleensä intensiivisin projektin vaihe.
Mikäli projektin aikana ilmenee, että projektisuunnitelmaan tarvitaan muutoksia, tehdään tarpeelliset toimenpiteet.
Projektin seurannan ja valvonnan yhteydessä seurataan projektin etenemistä ja resurssien käyttöä. Tärkeintä tässä kohtaa on tunnistaa projektin etenemistä ja valmistumista haittaavat ongelmat, mikä mahdollistaa pikaisen ryhtymisen korjaaviin toimenpiteisiin.
Projektin päättäminen
Projektin päättäminen tulee ajankohtaiseksi, kun projektin tuotos on saatu valmiiksi ja projektipäällikkö on laatinut projektin loppuraportin.
Projektin päättämisen yhteydessä tehdään usein erillinen projektiraportti, jossa dokumentoidaan tuotokset ja arvioidaan, kuinka projekti onnistui. Loppuraportti on tiivis yhteenveto projektin toteutuksesta ja mahdollisista poikkeamista suhteessa projektisuunnitelmaan.
Loppuraportin työstäminen ja dokumentointi edesauttaa projektista oppimista, jota sitten voidaan hyödyntää tulevissa projekteissa.
Projektin tilaaja tai ohjausryhmä tarkistaa projektin tuotoksen ja varmistaa, että projektin tavoitteet ovat toteutuneet ja projektille kuuluvat tehtävät on tehty.
Projektin päättämisen yhteydessä viimeistellään kaikki projektiin toteuttamiseen ja projektinhallintaan liittyvät aktiviteetit, jotta projekti voidaan virallisesti päättää. Projektin päättämisen yhteydessä projektiorganisaatio puretaan, projektiaktiviteetit lopetetaan ja projekti luovutetaan sen vastaanottajalle/tilaajalle.
Projektin viimeisimpien tehtävien joukkoon kuuluu yleensä projektin dokumentaation viimeistely ja arkistointi.
Projektin vaiheista viimeinen eli päättäminen tulee tehdä huolellisesti. Mikäli projektia ei saada asianmukaisesti päätettyä, projekti kuluttaa monissa tapauksissa jatkossakin resursseja, kuten työaikaa.
Tämä artikkeli liittyy kirjoittamaani kirjaan Mikko Mäntyneva: Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta hallittuun toteutukseen (Kauppakamari, 2016)
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projektitoiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
