Projektiorganisaatio on keskeinen tekijä projektin menestyksellisen toteutuksen kannalta.
Projektin laajuus ja luonne vaikuttavat sen organisoitumiseen. Projektiorganisaation suorituskyky on pitkälti riippuvainen sen käytössä olevista henkilöresursseista ja osaamisesta. Mukaan otettavien henkilöiden tietämys, taidot, suhdeverkosto, kokemustausta ja persoonallisuus vaikuttavat projektiorganisaation koostumukseen ja suorituskykyyn. Arjessa todellisuus on kuitenkin se, että projekteihin otetaan mukaan ne tahot, jotka ovat eri syistä vapaina eli optimaaliseen projektiorganisaation koostumukseen ei päästä läheskään aina.
Menestykselliselle projektille on yleensä ominaista se, että projektiorganisaation jäsenet ja muut osallistujat saadaan sitoutettua projektin tavoitteisiin ja toimintaan.
Projektiorganisaatio työskentelee tietyn projektin edistämiseksi
Projektiorganisaatio koostuu projektiryhmän ja projektin ohjausryhmän lisäksi mahdollisista projektissa työskentelevistä asiantuntijoista ja projektityöntekijöistä. Silloin kun organisaatio työskentelee vain tietyn projektin edistämiseksi, voidaan puhua projektiorganisaatiosta. Projektiorganisaatio on määräaikainen ja puretaan projektin päätyttyä. Yleensä projektiorganisaatiolla tuetaan pysyvien organisaatiorakenteiden toimintaa. Tyypillistä on, että projektiorganisaatio kehittää projektin aikana jotain, minkä jälkeen projektin tuotos siirtyy joko sisäiselle tai ulkoiselle tilaajaorganisaatiolle käyttöönotettavaksi.
Projektiorganisaatiota muodostettaessa on tarpeen löytää vastauksia muun muassa seuraaviin kysymyksiin:
- Miten projektia johdetaan kokonaisuutena?
- Mikä on projektin johdon osallistumisen aste itse tekemiseen?
- Kuka päättää projektin rekrytoinneista ja hankinnoista?
- Miten projektin edistymistä seurataan ja kenelle siitä raportoidaan?
- Mitä muita tahoja, ja kuinka usein, on pidettävä informoituina projektin etenemisestä?
Projektiorganisaation muodostaminen
Projektiorganisaatiota muodostettaessa on tarpeen pitää mielessä muun muassa seuraavat lähtökohdat. Projektiorganisaation koko vaihtelee tyypillisesti projektin edetessä ja on yleensä laajimmillaan projektin toteutusvaiheessa.
Linjaorganisaation elinkaari on tyypillisesti paljon pidempi kuin projektiorganisaation. Linjaorganisaation omien prosessien ja työnkulkujen pitää olla niin hioutuneita, että ne pystyvät tukemaan projektin toteutusta. Projektiorganisaation koko määrittää usein merkittävän osan koko projektin kustannuksista. Sen vuoksi projektiorganisaation koon tulee olla oikeassa suhteessa projektin tavoitteiden kanssa.
Projektiorganisaatiota muodostettaessa voidaan edetä seuraavien vaiheiden mukaisesti:
- Projektin tarvitseman osaamisen ja resurssien tunnistaminen ja määrittäminen
- Projektia resursseillaan tukevien organisaation osien tunnistaminen
- Projektikohtaisten roolien, vastuiden, valtuuksien, toimintatapojen ja rajapintojen määrittäminen
- Projektin organisoitumiseen liittyvä projektiviestintä
- Resurssien vastaanottaminen projektiorgaanisaatioon muulta (linja)organisaatiolta
- Projektiorganisaation johtaminen, ylläpitäminen ja muuttaminen projektin edetessä
- Projektin organisoitumiseen liittyvien kokemusten ja kehittämistoimien dokumentointi ja hyödyntäminen tulevissa projekteissa.
Projektiorganisaatioon kuuluu myös projektin ohjausryhmä
Ohjausryhmä osallistuu projektin ohjaukseen seuraten ja ohjaten sitä karkeammalla tasolla. Haasteellisissa toteutusympäristöissä projektin ohjausryhmän toiminnalla on suuri vaikutus. Ohjausryhmä ottaa kantaa projektin suuntaan sekä seuraa ja mittaa projektin toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista. Ohjausryhmää voidaan kutsua myös projektin johtoryhmäksi. Sen toiminta liittyy projektin tarpeisiin. Siinä ovat yleensä edustettuina niin tilaaja- kuin toteuttajaorganisaatioidenkin edustajat. Ohjausryhmä on projektipäällikön tärkeä tuki. Se tekee projektin kannalta tärkeimmät sisällölliset ja taloudelliset päätökset. Ohjausryhmä nimittää projektille projektipäällikön ja määrittää projektin tavoitteet ajallisesti, teknisesti/laadullisesti ja kustannuksellisesti.
Projektin ohjausryhmän rooli vaihtelee projektin luonteesta ja laajuudesta riippuen. Ohjausryhmä voi edustaa projektin yhteistyö- ja toimijaosapuolia. Toisaalta se voi olla luonteeltaan asiantuntijaryhmä, jonka asiantuntemus ja verkostosuhteet ovat hyödynnettävissä tavoitteisiin pääsemiseksi. Pienemmissä projekteissa ei välttämättä tarvita ohjausryhmää projektin toiminnallisesta näkökulmasta, mutta voi olla, että projektin rahoittaja määrittää ohjausryhmän pakolliseksi. Hyvä ohjausryhmätyöskentely edistää projektin toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista.
Ohjausryhmätoiminnan luonnetta kuvaa se, että ohjausryhmä on kiinnostunut projektista ja sen edistymisestä. Toimiakseen hyvin ryhmän on oltava sopivan kokoinen. Liian suuri ohjausryhmä ei välttämättä pysty tukemaan projektia sen tavoitteiden saavuttamisessa parhaalla mahdollisella tavalla. Koottaessa ohjausryhmää on sen toimivuuden edistämiseksi tärkeää miettiä, keillä mahdollisesti ohjausryhmään tulevilla henkilöillä olisi riittävästi kiinnostusta projektin toimintaan ja mahdollisuus omalla panoksellaan edistää hyvää ohjausryhmätyöskentelyä.
Erilaisissa projekteissa on organisoitumisen painopiste arvioitava projektin sisällön näkökulmasta. Erityisesti pienissä projekteissa projektipäällikön rooli korostuu, jolloin projektipäällikkö toimii usein myös projektin valvojana vastaten projektin ohjausryhmää.
Jotta projektipäällikkö saa projektin käyttöön tarvittavana ajankohtana riittävät ja sopivat henkilöstöresurssit, projektipäällikkö toimii yhteistyössä linjaorganisaation johtamisesta vastaavien esimiesten kanssa. Hän sopii projektin tavoitteita tukevasta ajankäytöstä projektiin liittyvissä tehtävissä.
Osaava projektiorganisatio
Jotta projektin laadulliset tavoitteet täyttyvät, on projektipäällikön tehtävänä varmistaa riittävän osaamisen ja ammattitaidon omaavien henkilöiden käytettävyys ja riittävyys. Yksi vaihtoehtoinen keino henkilöstöresurssipulan ratkaisemiseksi on hyödyntää ulkopuolista työvoimaa. Tässäkin yhteydessä mahdollisten alihankkijoiden saatavuus ja käytettävyys projektitehtävissä on tärkeää varmistaa riittävän hyvissä ajoin. Onnistuminen projektiorganisation muodostamisessa vaikuttaa keskeisesti myös projektin onnistumiseen.
Tämä artikkeli liittyy kirjoittamaani kirjaan Mikko Mäntyneva: Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta hallittuun toteutukseen (Kauppakamari, 2016)
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projektitoiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
