Projektihallinnan tarve korostuu yhä enemmän organisaatioiden arjessa. Organisoimalla tietty tehtäväkokonaisuus projektiksi, voidaan muun muassa parantaa toiminnan ohjattavuutta ja mitattavuutta.
Projekteille ominaista on tulossuuntautuvuus, joka toimii pohjana tehtävien ja kehitettävien asioiden priorisoinnissa.
Projektiajattelua voidaan soveltaa projektien lisäksi myös organisaatiotasolla esimerkiksi silloin, kun organisaatio tavoittelee omia strategisia päämääriään. Tätä varten organisaation johdolla täytyy olla tarvittava osaaminen projektitoiminnasta, jotta tavoitteet ovat saavutettavissa.
Jäntevä projektinhallinta tukee kehittämistä
Kehittämiskeskeiset organisaatiot ovatkin jatkuvasti muutoksen alla ja niissä organisaatioissa on ymmärretty sitoa projektit osaksi yrityksen toimintaa ja strategiaa.
Projektinomaista lähestymistapaa hyödynnetään kuitenkin eniten kehittämistehtävissä, joissa jokainen projektityöntekijä tekee omasta työstä poikkeavaa työtä. Kehittämisprojektit rikkovat projektiorganisaation muodossa siiloutuneita yksikkörajoja, jolloin voimavaroja hyödynnetään yli yksikkörajojen.
Projektit ovat selkeän tulossuuntautuneita, mikä helpottaa osaltaan asioiden keskinäistä priorisointia. Tämän vuoksi projektimaisesti organisoitu toiminta on lisääntynyt organisaatioissa.
Organisaation nykytilan kehittäminen kohti strategista tavoitetta mahdollistuu projektitoiminnan avulla.
Projektihallinnan keinoin voidaan pyrkiä alentamaan toiminnan kustannuksia, varmistamaan laatua, tuomaan uusia tuotteita ja palveluita markkinoille sekä parantamaan kannattavuutta.
Hyvin toteutetussa projektissa projektin tavoitteet ja perustehtävä pysyvät selkeinä koko projektin keston ajan. Projektiryhmän ja keskeisten sidosryhmien panos tukee projektin toteutusta.
Kehittämisprojektin tarkoituksena on tuottaa tavoiteltuja muutoksia kehitettävälle toiminnalle. Menestyksellisen projektitoiminnan takana on projektihallinnan periaatteet tunteva projektityöryhmä, jossa jokainen on sisäistänyt keskeiset projektihallinnan periaatteet.
Projektimainen työskentelytapa soveltuu sellaisiin tilanteisiin, joissa organisaatiossa on kehittämishaaste eikä organisaation normaali toiminta edistä tavoitteen saavuttamista.
Vinkkejä projektinhallintaan ja sen kehittämiseen
- Määrittele projektin laajuus, kattavuus ja tavoitteet huolellisesti
- Pidä mielessä iso kuva projektista, äläkä takerru lillukanvarsiin
- Selkeytä projektin tuotokset
- Kohdenna projektille riittävät resurssit
- Keskity riittävään ja selkeään viestintään
- Seuraa ja raportoi projektin edistymistä
- Huomioi projektin muutostarpeet ja säilytä ketteryys
- Täsmennä ja muokkaa suunnitelmia projektin edetessä
- Hyödynnä tieto- ja viestintätekniikkaa projektinhallinnassa
- Painota aikataulussa pysymistä ja täsmällisyyttä
- Viesti selkeästi projektin tuotokset ja projektiin liittyvät tehtävät
- Etene kohti projektin tavoitteita vaiheittain
- Hallitse projektiin liittyvät riskit
- Kiinnitä huomiota ajan, budjetin ja laadun kolmiyhteyteen
- Koosta projektinhallintaa tukevat työpohjat ja lomakkeet
- Kerää eri lähteistä hyviä projektisuunnitelmia ja -dokumentaatiota hyödynnettäväksi
- Mahdollista projektidokumentaation käytettävyys projektiryhmän jäsenille.
Usein on syytä rajata kehitettävä projektin osa-alue ja määrittää realistinen kehittämistavoite. Kohtuullisen vähäisetkin parannukset vievät asiaa eteenpäin.
Tärkeää on myös, että kehittämisen tuotokset otetaan käyttöön ja niitä hyödynnetään tulevissa projekteissa. Kehittämisen vastuuttaminen on olennaista, jotta kehittämistä voidaan ohjata ja toteuttaa se käytännössä.
Tämä artikkeli liittyy kirjoittamaani kirjaan Mikko Mäntyneva: Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta hallittuun toteutukseen (Kauppakamari, 2016)
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projektitoiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
