Projektitoiminnan osalta on tulkittavissa joitain osa-alueita, joiden osalta tulee onnistua, jotta voidaan tulkita, että organisaation projektitoiminta on menestyksellistä. Tällöin pohdittavaksi jää, mitkä tekijät ovat kriittisiä projektinhallinnan onnistumiseksi? Mitkä tekijät ovat kriittisiä yksittäisen projektin onnistumisen kannalta? Mitkä tekijät johtavat jatkuviin onnistumisiin projekteissa?
Tässä listattuna tyypillisimpiä projektitoimintaa tukevia menestystekijöitä:
- Selvät ja realistiset tavoitteet
- Vahva yksityiskohtainen suunnitelma, jota pidetään ajantasaisena
- Hyvä viestintä ja palaute
- Käyttäjän / asiakkaan osallistuminen
- Taitava / sopivasti pätevä / riittävä henkilökunta / tiimi
- Tehokas muutostenhallinta
- Osaava projektipäällikkö
- Vahva liiketoimintaan liittyminen / terve perusta projektille
- Riittävät / hyvin kohdennetut resurssit
- Hyvä johtajuus projektitoiminnassa
- Hyväksi koettu / tuttu teknologia
- Realistinen aikataulu
- Riskit havaittu / arvioitu / huomioitu
- Tehokas seuranta
- Riittävä budjetti
- Organisatorinen mukautuminen / kulttuuri / rakenne
- Toimittajien / aliurakoitsijoiden / konsulttien hyvä suoriutuminen
- Suunniteltu päättäminen / tarkastelu / mahdollisten virheiden hyväksyminen
- Projektiosaamisen kehittäminen
- Projektinhallinnan menetelmien ja työkalujen hallinta
- Ympäristön vaikutusten huomioiminen
- Aikaisempi kokemus vastaavista projekteista (ja niistä oppiminen)
- Projektin koko / monimutkaisuuden taso / mukana olevien ihmisten määrä / kesto sopiva
Projektinhallinan onnistumisen kriittiset tekijät voidaan jakaa ajalliseen ja taloudelliseen suorittamiseen vaikuttaviksi käytänteiksi. Projektin ajalliseen suorittamiseen (aikataulussa) vaikuttavia teemoja ovat:
- riittävä osaaminen projektien riskienhallinnan menetelmistä ja käytänteistä
- organisaation prosessin kyky kohdistaa riskien vastuut
- riittävä tapa näkyvän riskirekisterin ylläpitoon
- ajanmukaisen riskienhallintasuunnitelman riittävyys
- organisaation projektivastuiden riittävä dokumentointi ja
- projektien kesto alle 3 vuotta ja mieluummin alle 1 vuosi (mahdolliset osaprojektit).
Projektin taloudelliseen onnistumiseen (projekti pysyy budjetissa) vaikuttavia käytäntöjä ovat:
- muutosten salliminen vain sovitun muutoshallintaprosessin kautta ja
- suorituksen mittaamisen lähtökohdan säilyttäminen koskemattomana.
Huomion kiinnittäminen näihin edellä mainittuihin kriittisiin menestystekijöihin parantaa huomattavasti todenäköisyyttä projektien ajallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisen osalta. Sen sijaan yksittäisen projektin onnistumisen näkökulmasta on tarpeen keskittyä hyötyjen aikaansaamiseen projektin tilaajalle ja riittävää yhteistoiminnallisuutta korostavat projektin johtamiskäytännöt.
Projektitoiminnan kokonaisuuden näkökulmasta tarkastellen organisaatiolla on hyvä olla projektiportfolio ja -salkunhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa projektien riittävän resurssoinnin ja kokonaisuuden hallinnan. Toiseksi organisaatiolla tulee olla ohjausta varten projekteille ja projektisalkulle mittarit, jotka antavat tietoa nykyhetkestä ja tulevaisuuden odotuksista. Tämän lisäksi on hyvä laatia projektitoiminnalle tasapainoitettu mittaristo niiden keskeistan mitattavien teemojen osalta, jotka tukevat organisaation projektitoiminnan onnistumista.
Tämä artikkeli liittyy kirjoittamaani kirjaan Mikko Mäntyneva: Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta hallittuun toteutukseen (Kauppakamari, 2016)
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projektitoiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
