Projektin arvionnin osalta on tarpeen tehdä ero yksittäisen projektin onnistumisen ja projektinhallinnan onnistumisen välille. Lisäksi täytyy erottaa toisistaan projektin onnistumisen kriteerit ja projektin kriittiset menestystekijät. Onnistumiskriteerit ovat projektille asetettuja tavoitteita ja niiden perusteella tehdään onnistumisen arviointi. Kriittiset menestystekijät puolestaan ovat niitä tekijöitä, joiden myötä projektin ohjaus johtaa joko suorasti tai epäsuorasti projektin onnistumiseen.
Yleensä projektinhallintaan liitetään kolme keskeistä tavoitetta: projektin täytyy pysyä aikataulussa ja budjetissa, sekä täyttää asetetut laatu- ja laajuusvaatimukset.
Käytännössä suuri osa projekteista kuitenkin ylittää sekä aikataulun että budjetin. Projektin onnistumisen kannalta tärkeimmiksi koetut menestystekijät ovat usein irrallaan projektien keskeisistä tavoitteista. Usein projektin tulkitaan onnistunut, Joskus voidaan tulkita projektin olevan onnistunut, jos se on teknisesti speksien mukainen, täyttää sille asetetut vaatimukset ja suuri osa projektin sidosryhmistä on siihen tyytyväisiä. Näin siis siitä huolimatta, että aikataulu ja kustannukset ylittyisivät. Projekti voi olla onnistunut huolimatta huonosta projektinhallinnasta ja päinvastoin.
Varsin usein taloudellisesti ja ajallisesti pieleen menneeseen projektiin ollaan kuitenkin monen muun onnekkaan tapahtuman johdosta tyytyväisiä. Monesti projektina toteutetun investoinnin kannattavuus on jatkossa ollut ehkä huomattavasti parempi kuin mitä alkuarviot olettivat. Huolimatta tästä päätelmästä ja perusteluista on monen projektitoimijan vaikea tulkita asiaa samoin. Näkemys projektin onnistumisesta on varsin suppea, jos mukaan ei oteta ajallista ja taloudellista näkökulmaa. Toisen näkökulman mukaan projekti voi olla onnistunut, vaikka se jouduttaisiin keskeyttämään ja lopputavoite jäisi sen vuoksi kokonaan saavuttamatta
Projektin lopettaminen yleensä johtuu muusta kuin projektihenkilöstöstä johtuvista syistä. Näitä syitä voivat olla esimerkiksi asiakkaan vetäytyminen projektista, kehityshanke todetaan mahdottomaksi tai liian kalliiksi toteuttaa tai projektin lopputuote todetaan sopimattomaksi. Nämäkin projektit voidaan todeta onnistuneiksi, sekä itse projektin, että projektinhallinnan kannalta esimerkiksi saatujen tietojen ja kokemusten takia.
Yleensä projektin keskeisten tavoitteiden keskinäistä riippuvuutta havainnollistetaan kolmiolla. Näitä keskeiset tavoitteita ovat aika, raha ja tuotos. Aikataulun venyessä kustannukset kasvavat, tuotoksen eli päämäärän muuttuessa muuttuvat myös kustannukset ja monesti myös aikataulut.
Projektipäällikön tehtävänä on valvoa, että asetettu tavoite saavutetaan asetetussa aikataulussa projektille annetun budjetin puitteissa. Eri näkökulmiin liittyvien tavoitteiden toteutuminen kytkeytyy yleensä projektihallinnan kriittisiin menestystekijöihin, ei yksittäisen projektin. Valmiit projektinhallintaohjelmistot sisältävät usein mahdollisuuden myös projektien keskeisten tavoitteiden seuraamiselle. Yksi hyvä keino kehittää projektitoimintaa onkin hyödyntää näitä työkaluja, mutta samalla on syytä huomioida, että projektihallintaa voi tehdä myös ilman niitä.
Kustannuksiin vaikuttamisen mahdollisuus projektin loppusuoralla marginaalista. Syntyneitä kustannuksia tulisikin verrata budjetoituihin koko projektin ajan pyrkien saamaan mahdollisimman ajantasaista tietoa, jotta niihin voidaan puuttua riittävän ajoissa. Se onko projektipäälliköllä tai projektiryhmällä mahdollisuutta
vaikuttaa kustannuksiin projektin edetessä, onkin sitten taas eri kysymys.
Projektien aikataulun hallinta on projektin ainutkertaisuuden ja monien sidosryhmien takia hankalaa. Usein projektitoiminnan sidosryhmiä on useita. Toimintaan voi liittyä toimittajia, aliurakoitsijoita, viranomaisia, tarkastuslaitoksia, asiakas ja lisäksi asiakkaan takana olevat sidosryhmät. Vaikka projektin aikataulu esimerkiksi asiakkaasta johtuvista syistä elää, voidaan sen toteutumista kuitenkin mitata tietyin edellytyksin. Monesti alkuvaiheen projektisuunnitelma muuttuu ja tarkentuu projektin edetessä. Projektin ajallisen toteutumisen tarkasteluun tuleekin liittää muutosten hallinta osaksi ohjaamaan muuttuvaa mittaria.
Projektikolmion kolmannen tavoitteen eli projektin laajuuden mittaamisen tulos tulee ilmi viimeistään asiakastyytyväisyytenä. Saiko projektin tilaaja sitä mitä tilasi? Yleensä projektin edetessä muutostarpeita tulee myös toimituslaajuuteen ja siksi hyvin suunniteltu muutoshallinta onkin avainasemassa myös mittareiden toteuttamisessa. Projektin edetessä muuttuvat tavoitteet tulee heti muuttaa myös projektin tavoitteiden mittaristoon, jotta mittaustulos olisi totuudenmukainen. Sama pätee myös taloudellisten ja ajallisten mittareiden päivittämiseen.
Projektihallintaan liittyy projektin raportointi eri sidosryhmille. Käytännössä projektin valvonta on luonteeltaan poikkeamajohtamista ja nimenomaan poikkeamat projektisuunnitelmasta ovat korjaustoimia edellyttäviä ongelmia. Projektin poikkeamien havaitseminen edellyttää jatkuvaa seuraamista. Onnistuneeseen projektiin voidaan liittää myös projektin sujuvan etenemisen suunnitelma.
Projektinhallinnan suorituskyvyn mittaaminen
Projektinhallinta on prosessina hyvä kohde arvioimiselle ja mittaamiselle, koska
- projektit kohdistuvat tavoitteisiin ja lopputulokseen,
- projektit sisältävät prosesseja (joista suurin osa mitattavissa),
- useimmiten projektin lopputavoite liittyy suoraan myyntiin, tuotantoon ja
organisaation kokonaiskannattavuuteen,
- projektin yksittäiset tehtävät ovat tyypillisesti konkreettisia, mitattavia, ja ajallisesti rajattuja, ja useimmilla projekteilla on budjetti, josta projektipäälliköt ovat vastuussa.
Projektihallinnan tuloskortti on yksi keino mitata projektihallintaprosessin kehittämiseksi luotujen ratkaisujen vaikutusta. Projektinhallintaan on kehitetty monia menetelmiä ja apuvälineitä, joiden hyödyntäminen parantaa projektien tuloksellisuutta. Käytännössä organisaatioiden eri yksiköt ovat projektiosaamisessa eri tasolla keskenään. Tällöin eri yksiköissä ja saman yksikönkin eri tiimien välillä projektien hoidolle on monesti omat varsin erilaiset tavat, tottumukset ja osaamisperusta.
Jos käytössä ei ole projektinhallinnan mittaus- ja seurantajärjestelmää, se voi johtaa projektihallinnan kehitystyössä resurssien ja ajan tuhlaukseen, henkilöstön motivaation laskuun ja pahimmillaan työsuhteiden katkeamiseen. Projektinhallinnan kokonaisuutta ohjaavaan systematiikkaan, mittaustiedon keruujärjestelmään ja niihin panostettaviin resursseihin on syytä käyttää riittävästi aikaa, jotta tavoiteltu taso saavutetaan. Yksikössä ei yleensä haluta liian monimutkaista ja hienoa järjestelmää, jota kukaan, tai ainakaan riittävän moni, ei hallitse.
Ennen projektien arvioinnin aloittamista pitää pohtia arvioinnin tavoitteita, arvioitavia asioita, tiedonkeruutapaa ja arvioinnin ajallista tapahtumahetkeä. Projektien arvioinnin tarkoituksena projektihallinnan kehitysmielessä pitäisi olla ainakin seuraavat näkökulmat:
- Määrittää vastaako projektinhallintaratkaisu tarkoitustaan
- Tunnistaa projektinhallintaprosessin vahvuudet ja heikkoudet
- Verrata projektinhallintaratkaisun kustannuksia taloudellisiin hyötyihin
- Auttaa projektien markkinointia tulevaisuudessa
- Luoda tietokantaa projektin keskeisistä tuloksista ja resursseista
Tietoa on tarpeen kerätä ja analysoida eri näkökulmista. Ensimmäinen näkökulma kattaa mittaukset projektihallintaan suhtautumisessa (reaktiot, tyytyväisyys ja suunnitellut toimenpiteet). Toinen näkökulma mittaa muutoksia osaamisessa ja taidoissa, joita projektihallinnassa tarvitaan. Kolmanneksi arvioidaan soveltamista ja projektihallintajärjestelmän käyttöönottoa. Neljänneksi tunnistetaan käytössä olevan järjestelmän vaikutukset toimintaan. Viimeisimpänä on tärkeää tunnistaa projektihallintaan tehtyjen panostusten takaisinmaksu. Kun kehittämistoimien kannattavuus pystytään osoittamaan, on mahdollisen panostuksen ja sen myötä saavutetun kehittymisen etu kaikkien hyväksyttävissä ja sen myötä kohdentaa investointeja myös projektitoiminnan jatkokehittämiseen.
Tämä artikkeli liittyy kirjoittamaani kirjaan Mikko Mäntyneva: Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta hallittuun toteutukseen (Kauppakamari, 2016)
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projektitoiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
