Työyhteisö

Henkilöstön työhyvinvointi virtuaalitiimeissä

Virtuaalitiimi on uusi tapa organisoitua. Vaikka virtuaalitiimien johtaminen pohjautuu hyvin vahvasti tekniikkan hyödyntämiseen, ovat kuitenkin sosiaaliset haasteet teknisiä haasteita suurempia. Tilannekuvan muodostaminen henkilöstön todellisesta kuormituksesta voi olla vaikeaa. Käytännössä alainen saattaa tietää asioita, mutta pimittää niitä tietoisesti esimieheltään ja antaa siten väärän kuvan työnteostaan ja kuormituksestaan. Näin esimies ei kunnolla kykene arvioimaan todellista tilannekuvaa.

Virtuaalitiimi korostaa luottamusta

Keskeistä onnistuneelle virtuaalijohtamiselle onkin esimiehen ja alaisen välillä vallitseva luottamus. Luottamuksen merkitystä korostaa sekin, että virtuaalitiimin alaiset ovat sitä tyytyväisempiä, mitä vähemmän heitä kontrolloidaan. Tästä huolimatta etäesimiehen tukea kaivataan usein enemmän kuin työntekijät sitä kokevat saavansa. Tärkeä on myös kokemus siitä, että esimies on aidosti kiinnostunut alaisistaan. Kokemusta ei saa aikaan se, että saa palautetta ja huomiota vaan se, että ne koetaan aidoiksi. Tärkeää on myös, että alainen kokee esimiehen tietävän, mistä tämä oikeastaan antaa palautetta, ja että esimies ylipäätään on helposti tavoitettavissa tai ainakin ottaa yhteyttä huomattuaan, että häntä on tavoiteltu.

Esimies-alaissuhteen laadukkuus virtuaalitiimissä on myös joissain yhteyksissä riippuvainen sekä esimiehen ja alaisen henkilökohtaisesta suhteesta, että työn tekemiseen liittyvästä suhteesta. Jos luottamus alaisen ja esimiehen välillä on kunnossa, uskaltavat alaiset tehdä virheitä ja myös nostaa esille työhön liittyviä ongelmatilanteita tai työyhteisössä olevia konflikteja.

Virtuaalitiimi ja arjen haasteet

Keskeisiin virtuaalityön haasteisiin kuuluu myös vaikeus kuvata haluttu työpanos riittävän selkeästi. Epävarmuus odotuksista hankaloittaa paitsi työn organisointia, myös esimiehen ja alaisen suhdetta. Ihmisillä on myös erilaisia tapoja ilmaista itseään ja samasta asiasta saatetaan käyttää eri termejä, mikä vaikeuttaa ymmärrettävyyttä. Viestien tulisikin olla yksiselitteisiä, jotta ne varmasti ymmärrettäisiin oikein. Toisaalta, kun työkaverit oppivat tuntemaan toistensa viestintätyyliä, viestintätilanteissa pystytään toimimaan vapaammin eikä väärinymmärryksen riski ole niin suuri.

Työhön ja työyhteisöön sitoutuminen on nähtävä kahtena erillisenä asiana. Vaikka virtuaalityötä tekevä olisikin sitoutunut voimakkaasti työhönsä, työyhteisöön sitoutuminen saattaa olla varsin heikkoa. Ryhmän identiteetin merkitys korostuu virtuaalisissa tiimeissä, mutta eripaikkainen työskentely asettaa haasteita sen kehittymiselle. Virtuaalisissa tiimeissä tulee ajoittain esille eriarvoisuus niin kutsutun sisäpiirin ja sen ulkopuolelle jäävien työntekijöiden välillä. Sisäpiiriin on tulkittu kuuluvaksi ne jäsenet, jotka työskentelevät samassa toimistossa ryhmän johtajan kanssa tai ovat tunteneet tämän pisimmän aikaa. Omaksi ryhmäksi virtuaalitiimin työntekijät kokevat ne henkilöt, jotka työskentelevät heidän kanssaan samassa toimistossa. Mikäli virtuaaliyhteisöllä on ongelmia, ihmisillä on myös tyypillisesti tapana sitoutua enemmän lähiyhteisönsä ajattelutapaan. Toisaalta mitä pidempään virtuaalitiimin jäsenet työskentelevät yhdessä, sitä paremmin he ehtivät ja haluavat tutustua toisiinsa ja sitä paremmaksi yhteistyö kehittyy.

Virtuaalitiimi ja esimiestyö

On myös yleistä, että esimiehet kokevat virtuaalitiimin henkilöstön ohjauksen ja valmentamisen haastavaksi. Esimiesten kanssa käytävät keskustelut vaikuttavat enemmän työntekijöiden motivaatioon, jos he eivät työskentele esimiehensä kanssa samassa toimipisteessä. Motivaation pitäminen korkealla on myös haastavampaa virtuaalitiimeissä kuin perinteisissä samanpaikkaisissa tiimeissä.

Virtuaalisuus asettaa esimiestyölle haasteen, joka liittyy henkilöstön stressin ja kuormituksen havaitsemiseen. Sinänsä kohtuullinen stressi on hyvästä, mutta pitkään jatkuva ja lisääntynyt kuormitus voi johtaa suorituskyvyn heikentymiseen ja pahimmillaan työuupumukseen. Virtuaalityön todellinen riski on ihmisten liiallinen kuormittuminen. Virtuaalitiimissä toimiva henkilö saattaa myös ongelmatilanteissa kokea olevansa yksin. Vaikka neuvoja olisikin saatavilla, apua ei viitsitä kysyä. Saatetaan tulkita, että asian nostaminen esille saisi ongelman kuulostamaan todellista suuremmalta.

Työssäjaksaminen ja virtuaalitiimi

Mitä luovempaa työtä ihminen tekee, sitä suuremmassa vaaravyöhykkeessä työssäjaksamisen osalta hän on. Tyypillisiä tuntemuksia ovat väsymys, työn mielekkyyden väheneminen ja arvoristiriidat omien tarpeiden ja arvojen sekä työpaikan arvojen ja tarpeiden välillä. Lopuksi työntekijä alkaa kyseenalaistaa työnsä mielekkyyttä. Virtuaalitiimin esimiehellä on suuri vastuu alaistensa työssä jaksamisesta.

Kasvokkain toimivissa tiimeissä kuormitus ja stressaantuneisuus on tyypillisesti nähtävissä sanattomien viestien avulla. Sen sijaan virtuaalisessa tiimissä toimiessa johtajan on pyrittävä seuraamaan alaisiaan tässä suhteessa tarkasti, jotta mahdollinen ylikuormittuneisuus näkyisi riittävän ajoissa. Tärkeää on myös opetella tuntemaan tiiminsä jäsenten keskinäistä viestintää sekä aktiivisesti kysellä tiiminsä jäseniltä, kuinka nämä käsittelevät stressiä ja mihin stressi liittyy. Esimiehen on käytännössä mahdotonta arvioida alaistensa hyvinvointia ilman aktiivista vuorovaikutusta. Tähän liittyy myös työntekijän vastuu omasta jaksamisestaan, eli esimiehen ei voi olettaa huomaaman ylikuormittumista, ellei hänelle kerrota siitä. Käytännössä on tärkeää luoda myös pelisäännöt sille, että tiimin jäsenet saavat ilmaista ääneen, jos kokevat liiallista stressiä tai sitä, että heillä on liikaa työtä.

Miten voimme olla avuksi?

Toteutamme työyhteisön kehittämiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/tyoyhteiso

Jaa somessa
Tags: , ,

Muita aihepiiriin liittyviä artikkeleita

Itseohjautuva organisaatio ja työntekijä
Työmotivaation säilyttäminen ja parantaminen
Valikko