Tämä artikkeli keskittyy kuvaamaan, miten lisätä todennäköisyyttä sille, että projekti saadaan toteutettua hallitusti.
Projekti-käsitettä käytetään välillä kovinkin väljästi. Toisaalta kaikki työtehtävät eivät ole tulkittavissa projekteiksi. Projekti määritellään projektikirjallisuudessa monin eri tavoin. Tässä projektilla tarkoitetaan ainutkertaista kokonaisuutta, joka on rajattu ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan. Projektin ainutkertaisuutta kuvaa se, että täysin vastaavaa kokonaisuutta ei ole aiemmin toteutettu.
Projektin tunnuspiirteitä
- Projekti koostuu väliaikaisista aktiviteeteista, jotka on ajoitettu
- Projektilla on selkeä tavoite
- Projektin aktiviteetit edistävät projektin tavoitetta
- Projektissa on käytössä rajalliset resurssit
- Projektipäällikkö koordinoi projektin eri aktiviteetteja – Projektin lopputuotoksen saavuttamiseen liittyy riski.
Projekteja eri tarpeisiin
Lähtökohtaisesti projektin käynnistämisen taustalla on se, että sen tuotokselle on tietty tarve. Toisaalta taustalla voi olla markkinoilla tunnistettu mahdollisuus, yrityksen toimintaa uhkaava kriisi tai tavoiteltu myönteinen muutos. Joillakin toimialoilla projektit ovat tyypillinen tapa vastata asiakastarpeeseen. Toisaalta projektit voivat liittyä esimerkiksi toiminnan tai sitä tukevan infrastruktuurin kehittämiseen.
Erilaisia projekteja voidaan luokitella niiden toiminnan luonteen mukaisesti esimerkiksi seuraavasti: tuotekehitysprojekti, tutkimusprojekti, tietojärjestelmäprojekti, toiminnan kehittämisprojekti, toimitusprojekti ja investointiprojekti.
Myös projektissa tehtävä työ voi toimia erilaisten projektien jaottelukriteerinä. Esimerkkejä tällaisista projekteista ovat: suunnittelu-, rakennus-, asennus-, markkinointi- ja käyttöönottoprojektit.
Miten projekti pysyy hallinnassa?
Projektinhallinnan arjessa on yleensä varsin haasteellista saavuttaa projektiin liittyvät aikatauluun, tekemiseen ja talouteen liittyvät tavoitteet samanaikaisesti. Vaikka projektiryhmän jäsenet olisivatkin sisäistäneet projektin tavoitteet ja kaavaillun etenemisen, riittämätön suunnittelu tai muuten huono organisointi haittaavat projektin tavoitteiden mukaista etenemistä.
Yksi ongelma organisaatioissa on, että projektin toimijoiden työkuorma hajoaa laajalle. Projekteja tehdään muiden töiden ohella, vaikka ne tarvitsisivat intensiivisemmän keskittymisen. Tämä on toisaalta resurssikysymys, mutta myös töiden organisointiin liittyvä asia.
Miksi projektit tyypillisesti epäonnistuvat
Seuraavaksi käsittelen tyypillisiä syitä siihen, miksi projektit tyypillisesti epäonnistuvat.
Vähäinen sitoutuminen projektiin
Projekti tarvitsee onnistuakseen sitoutuneen projektiryhmän, mut- ta myös muut projektin sidosryhmät tulee sitouttaa projektiin. Projektipäällikön täytyy viestiä selkeästi kaikille projektiryhmään kuu- luville, mikä heidän roolinsa projektissa on. Muiden sidosryhmien hyötyminen projektista tulee myös havainnollistaa.
Sitoutumista edistää myös, jos jokainen projektiin osallistuva taho tietää, miten heidän panostaan projektissa arvioidaan.
Riittämätön projektiviestintä
Riittävän tiheä viestintä ja yhteydenpito projektiryhmän jäsenten kesken mahdollistaa avoimen viestinnän. Se voi tapahtua kasvotusten tai virtuaalisesti. Mahdollinen kokousaikojen sopiminen etukäteen antaa osaltaan ihmisille mahdollisuuden keskittyä omiin työtehtäviinsä.
On oletettavaa, että projektissa työskentelevät ovat oman aiheensa osaajia, eikä heille ole motivoivaa, että projektipäällikkö vahtii pienintäkin yksityiskohtaa.
Kokouksia, jotka kannattaa pitää mahdollisimman epävirallisina, voidaan hyödyntää tarkistuspisteinä, jolloin kaikki osallistujat pysyvät riittävässä määrin ajantasalla projektin etenemisestä.
Projektilla ei ole johdon tukea
Jotta projekti onnistuu, on jonkun organisaation ylimpään johtoon kuuluvan oltava kiinnostunut projektin menestyksellisestä toteuttamisesta.
Yksi tapa johdon kiinnostuksen lisäämiseen on todentaa projektin merkitys ja oletettavat myönteiset vaikutukset. Jos projekteja on paljon, niiden kokonaisuuden eli projektisalkun johtaminen auttaa osaltaan priorisoimaan myös johdon huomion eri projekteille.
Liikaa samanaikaisia projekteja
Liian monta samanaikaista projektia jakaa tarpeettomasti tekijöiden huomion ja keskittymisen. Tällöin projektien keskinäinen priorisointi ja liiallinen samanaikaisuuden välttäminen auttaa.
Projektin tavoitteet ovat epäselvät tai ne muuttuvat jatkuvasti
Kirkas tavoite edistää projektin menestyksekästä toteuttamista. Tämän vuoksi projektin tavoitteiden ja laajuuden määrittäminen jo projektin alkuvaiheessa on tärkeää. Mikäli tulee muutostarpeita projektin alkuperäisiin tavoitteisiin, ne pitää dokumentoida ja viestiä riittävän selkeästi.
Liian optimistiset aikataulut
Jos projektin toteuttaja jatkuvasti myöhästyy tavoiteaikatauluista, tämä kalvaa projektin sidosryhmien luottamusta projektiin johtoon.
Projektin toteutusaikataululle tulee jättää kohtuulliset pelivarat, jotta mahdollisiin yllätyksellisiin tilanteisiin kyetään reagoimaan ilman, että kokonaisaikataulu viivästyy.
Joustamattomuus muutostarpeissa
On tyypillistä, että projektin tavoitteita ja sisältöä täytyy muuttaa, kun projektin edetessä saadaan lisätietoa eri asioista.
Tällöin kyseisten muutostarpeiden ja niiden mahdollisten vaikutusten hyväksyttäminen projektin tilaajalla tai ohjausryhmällä on paikallaan. Liiallinen jyrkkyys alkuperäisen projektisuunnitelman toteuttamisessa voi johtaa haitalliseen lopputulokseen projektin kustannusten, laadun tai aikataulun osalta. Tässä yhteydessä on tärkeä myös dokumentoida ja viestiä mahdolliset muutokset.
Projektin yhteydessä tuleekin pyrkiä huomioimaan nämä ongelmakohdat ja varautua niihin niin hyvin kuin mahdollista:
- Projektilla ei ole selkeitä tavoitteita
- Projektiryhmä ei toimi yhteistyössä
- Linjaorganisaation esimiehet eivät tue projektin toteuttamista
- Projekti myöhästyy aikataulutavoitteistaan
- Projektibudjetti on alimitoitettu
- Projektin tavoitteet ja laajuus muuttuvat projektin aloituksen jälkeen
- Viestintä ei toimi projektin ohjausryhmän ja projektipäällikön välillä
- Projektinhallintaan ei ole käytettävissä tarpeeksi aikaa
- Suunnitelmallisuus ja valvonta ovat riittämättömiä
- Projektinhallintaa tukevia menetelmiä ei hyödynnetä riittävästi
- Selkeä projektiohjeistus puuttuu
- Projektitermistö ei ole selkeä
- Projektin organisoituminen ei vastaa projektin tarpeita
- Projektin johto ei näe henkilöstön kuormitusta eikä, mitä projektissa tapahtuu
- Riskienhallinta on puutteellinen
- Projektiosaaminen on riittämätöntä.
Projektikulttuuri muodostuu tavoista toimia, osaamisesta, joka tukee vaikuttavaa ja tehokasta projektinhallintaa, sekä projektinhallintaa tukevista työkaluista ja menetelmistä. Toimintatapoja voidaan organisaatiossa yhdenmukaistaa kuvaamalla projektitoimintaan liittyvä toimintamalli.
Sen yhteydessä toimintatavat kuvataan prosessina projektikäsikirjaan tai projektitoimintaan liittyviin ohjeisiin. Projektiosaaminen ja työkalut tukevat projektitoiminnan toteuttamista toimintamallin mukaisesti.
Projektinhallinnalla johdetaan projektin toimintaa ja hallitaan sitä kokonaisuutena. Projektinhallinta on useista alateemoista muodostuva kokonaisuus. Projektinhallinnan kehittämiseksi kaikkia näitä osa-alueita voi ja tulee kehittää:
- Projekti kokonaisuutena
- Projektin toimeksianto
- Projektin aikataulutus
- Projektin kustannukset
- Projektin sisällön määrittely laajuuden osalta
- Projektin laadunhallinta
- Projektissa työskentelevä henkilöstö
- Projektin ulkopuoliset resurssit
- Projektiviestintä
- Henkilöstöresurssien hallinta ja johtaminen
- Projektiryhmän kokoaminen ja johtaminen
- Projektin hankinnat
- Projektiin liittyvä riskienhallinta
- Projektiin liittyvä muutoshallinta
- Projektiin liittyvien ongelmien ratkaisu ja niihin liittyvä päätöksenteko
- Tiedon- ja dokumentaation hallinta projektin elinkaaren ajan.
Projektin epäonnistuminen johtuu usein riittämättömästä tai väärin kohdistuneesta projektinhallinnasta.
Projektinhallinnan tukena ei käytetä tällöin riittävästi systemaattisia menetelmiä ja työtapoja. Projektikäsikirja tai -ohjeisto on tärkeä apuväline projektinhallinnan tukena. Yhdenmukainen tapa tehdä projektityötä voi pohjautua kirjalliseen ohjeistukseen. Erityisesti sellaisissa organisaatioissa, joissa henkilöstön vaihtuvuus on suhteellisen suurta, kirjallisella projektiohjeistuksella on tärkeä merkitys yhdenmukaisten työtapojen edistämiseksi.
Talouden ongelmien lisäksi on tyypillistä, että projekti ei pysy tavoiteaikataulussaan, vaan pitkittyy. Koska aika on erityisesti henkilötyötä runsaasti sisältävissä projekteissa keskeinen kustannuskertymään vaikuttava tekijä, ajan ylittyminen johtaa usein myös projektin budjetin ylittymiseen. Yksi esimerkki ajallisen viivästymisen aiheuttamista lisäkustannuksista on ylitöiden teettäminen tai projektiin kohdennettujen henkilöstöresurssien lisääminen.
Tämä artikkeli liittyy kirjoittamaani kirjaan Mikko Mäntyneva: Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta hallittuun toteutukseen (Kauppakamari, 2016)
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme projektien johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja projektitoiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/projektitoiminta
