Lean ja tuottavuus

Kaizen vauhdittaa kehittämistä

Kaizen-tapahtumat ovat kehittämistyöpajoja, joiden yhteydessä pyritään ratkaisemaan ja toteuttamaan erilaisia kehittämistoimia. Ne ovat ovat tiimimäistä toimintaa, jonka pyrkimyksenä on vähentää hukkaa ja toteuttaa nopeita muutoksia työyhteisössä.

Kaizen-toiminnan tavoitteena on osallistaa ja aktivoida eri toimintojen työntekijöitä organisaation eri tasoilta työskentelemään yhdessä Kaizen-tapahtuman aikana. Tällöin käsitellään tunnistettuja ongelmia ja yritetään löytää ratkaisuja organisaation toiminnan parantamiseen.

Kaizenit ovat hyvä keino toteuttaa käytännön kehittämistyötä intensiivisesti. Niiden yhteydessä voidaan haluttaessa käyttää muita Lean-menetelmiä ja työkaluja (esimerkiksi 5S jne.).

Taustoitusta Kaizen-tapahtumiin

Kaizen on yhdistelmä kahdesta japanin kielen sanasta. Kai tarkoittaa muutosta ja zen tarkoittaa puolestaan hyvää. Kaizen -terminä liittyy siis siihen miten aikaansaadaan muutosta parempaan. Kaizen pohjautuu jatkuvan parantamisen filosofiaan, jossa jatkuvilla pienillä parannuksilla saadaan pitkäkestoisesti merkittäviä parannuksia suorituskykyyn. Leanin yhteydessä toteutettavat Kaizenit keskittyvät hukan poistamiseen kehittämisen kohteena olevista prosesseista tai käytännöistä. Samassa yhteydessä pyritään parantamaan organisaation tuottavuutta ja lisäämään organisaation suorituskykyä.

Kaizeneita toteutetaan usein nopeina kehittämistapahtumina, joihin kootaan asiantuntemusta organisaation eri toiminnoista. Usein Kaizen tapahtumat kestävät 2–5 työpäivää. Tuona aikana perehdytään kehittämisen kohteena olevaan prosessiin yksityiskohtaisesti ja aloitetaan prosessiin liittyvät kehittämistoimet käytännössä.

Kaizen-tapahtumien hyvä vaikuttavuus ja tehokkuus perustuu mm. seuraaviin tekijöihin:

  • Kaizenien yhteydessä pyritään siirtymään nopeasti analysoinnista ja suunnittelusta itse ratkaisun toteutukseen
  • Kaizenien yhteydessä keskitytään asian parantamiseen edes hieman, sen sijaan että pyrittäisiin löytämään tietty täydellinen ratkaisu
  • Kaizenit keskittyvät osallistujien tiedon ja kokemuksen hyödyntämiseen ja ryhmätyöhön
  • Kaizenit keskittyvät tarkasteltavan ongelman pohjimmaisiin juurisyihin
  • Kaizen pyrkii systemaattiseen ja ennustettavaan kehittämiseen

Kaizenin tavoitteet

Monissa organisaatioissa se mitä mitataan vaikuttaa yleensä siihen mitä käytännössä myös tehdään. Mikäli selkeitä tavoitteita ei kyetä asettamaan, niin miten voidaan silloin arvioida ollaanko päästy kyseiselle Kaizenille asetettuun tavoitteeseen. Selkeät tavoitteet tulisi viestiä kaikille Kaizeniin osallistujille. Tällä on osaltaan motivoiva ja tulokselliseen toimintaan velvoittava vaikutus. On tärkeätä että kaikki Kaizeniin osallistuvat sitoutuvat asetettuihin tavoitteisiin ja näkevät oman roolinsa kyseisen tavoitteen saavuttamisessa.

Kaizen – mihin kohdentaa?

Kaizenien teemoja valittaessa yksi vaihtoehtoinen lähestymistapa on pyrkiä lähestymään arvovirran kehittämistä siten, että siitä pyritään poistamaan yhtä hukan lajia kerrallaan. Esimerkiksi, miten voimme poistaa odotukseen liittyvää hukkaa arvovirrassa ja siihen liittyvissä eri tehtävissä.

Kaizenien valinnassa kannattaa kuitenkin valita organisaation toiminnan ja taloudellisesti tulkiten riittävän merkittävät teema-alueet. Suuressa organisaatiossa on tarkoituksenmukaisempaa pyrkiä keskittymään euromääräisesti kymmenien tai satojen tuhansien eurojen määräiseen hukkaan kuin kymmenien tai satojen eurojen määräiseen hukkaan.

Riittävän taustatiedon kerääminen ennen Kaizenia

Tyypillisesti Kaizenin toteuttamisesta vastaava fasilitaattori kerää valmisteltavan Kaizenin osalta tarvittavia taustatietoja. Tarkoituksena on että Kaizenin aikana analysoidaan ja tulkitaan käytettävissä olevan tiedon näkökulmasta niitä tekijöitä, jotka vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan. Samalla yritetään etsiä ja keksiä parannuskeinoja suhteessa nykytilaan.

Esimerkkinä taustatiedon keruun tarpeesta voisi olla, kun Kaizenin fasilitaattori kerää tietoja mistä eri tyyppiset asiakasreklamaatiot johtuvat ja kuinka paljon asiakasreklamaatioita ylipäänsä on tullut tarkasteluajankohtana. On tarpeellista kerätä riittävä määrä taustatietoa, jotta itse Kaizen-tapahtuman aikana voidaan tehdä tarvittavat päätökset noihin tietoihin pohjautuen.

Kaizen-tapahtuman suunnittelun eteneminen:

  1. Yleinen suunnittelu ja rajaaminen
  2. Varmista Lean-fasilitaattorin käytettävyys
  3. Rajaa Kaizenin tavoite / kohde
  4. Päätä millä Lean-työkaluilla asetettuun tavoitteeseen voidaan päästä
  5. Tunnista Lean-tapahtuman sponsori ja tiiminvetäjä
  6. Tapaaminen ennen Kaizenia
  7. Selkeytä Kaizenin tavoitteet ja kohdentaminen
  8. Aseta selkeät rajat tapahtumalle
  9. Tunnista sopivat mittarit ja tarvittava ennakkovalmistautuminen
  10. Valitse osallistujat ja määritä heille roolit
  11. Kaizenin valmistelu ja ennakkojärjestelyt
  12. Valmistele tilaisuuden eteneminen (agenda)
  13. Sovi osallistujien ja näiden esimiesten kanssa ajankohdasta
  14. Varaa tarvittavat tilat
  15. Kerää tarvittavat tiedot ja data
  16. Viesti Kaizenista (osallistujat ja muut tahot joihin Kaizenin toteuttaminen suoranaisesti tulee vaikuttamaan)

Tulosten esittely ja seuranta

Tulosten esittely ja jatkotoimenpiteistä tiedottaminen varmistavat, että Kaizen-tapahtuman tulokset tulevat myös muun organisaation tietoon. Erityisesti Kaizen-tapahtuman tuloksista tulee informoida niitä henkilöitä, joiden työhön se vaikuttaa. Esimerkiksi jos Kaizen-tapahtumassa päädytään ottamaan käyttöön joku yhteinen vakioitu työtapa tiettyyn asiaan liittyen, niin tästä työtavasta ja siihen liittyvistä yksityiskohdista ja käytänteistä on tarpeen tiedottaa.

Tulosten juhlistamisen osalta on tärkeätä tunnustaa Kaizeniin osallistuneiden henkilöiden panos. Osaltaan tämä tunnustus kannustaa osallistumaan myös jatkossa jatkuvaan parantamiseen tähtääviin toimiin.

Jatkotoimien osalta voidaan mitata prosessiin liittyviä eri tekijöitä, tehdä tarvittavat muutokset ja varmistavat että uudet hyvät käytännöt tulevat laajasti käyttöön.

Kaizen-tapahtuman seurannan yhteydessä pyritään mahdollisuuksien mukaan mittaamaan toimiiko uusi tapa tehdä asioita paremmin kuin ennen. Samassa yhteydessä pyritään asiasta viestimään henkilöstölle. Samassa yhteydessä henkilöstöä voidaan koulutuksen muodossa ohjeistaa, miten toimia uuden tavan mukaisesti. Jatkotoimien osalta keskeisen tärkeätä on varmistaa, että uusi tapa tehdä asioita otetaan aidosti organisaatiossa käyttöön.

Miten voimme olla avuksi?

Toteutamme Lean-ajatteluun liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja Lean-toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/lean-ja-tuottavuus

Jaa somessa

Muita aihepiiriin liittyviä artikkeleita

Konsultti sparraa johtamista ja kehittämistä
Asiakaslähtöisyys kaikessa toiminnassa
Valikko