TyöyhteisöViestintä

Vuorovaikutus työyhteisössä

Vuorovaikutus korostuu nykyajan työyhteisöissä. Sitä tapahtuu oman organisaation sisällä, mutta myös oman organisaation ja sen sidosryhmien kuten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välillä.

Vuorovaikutus on sanallista ja sanatonta viestintää

Vuorovaikutustilanteissa luodaan ja tulkitaan erilaisia viestejä. Vuorovaikutus tapahtuu eri muodoissaan: puhe, sanat, hiljaisuus, eleet, kuunteleminen ja havaitseminen.

Vuorovaikutus alkaa, kun viestiin on reagoitu. Käytännössä vuorovaikutuksessa on kysymys vastavuoroisuudesta. Nykyään, kun digitaaliset viestintäkanavat korostuvat organisaation viestinnässä, vuorovaikutusta tapahtuu eri muotoisena eri kanavissa.

Hyvä vuorovaikutus

Hyvä vuorovaikutus on rehellistä, muita kunnioittavaa, vastavuoroista ja tavoitteellista. Rehellisyys tarkoittaa sitä, että esimiehet ja työntekijät kantavat vastuunsa ja antavat oikean kuvan tilanteesta. Vuorovaikutus ei toimi, jos toista osapuolta ei kunnioiteta.

Kuuntelun merkitys vuorovaikutuksessa korostuu. Henkilöstöä kuuntelemalla johto saa myös hankittua tietoja, joita johto saa todellisista tapahtumista. Johtajan on kuitenkin osattava jäsentää, milloin puhuja tavoittelee vain omaa etuaan ja milloin kaikkien yhteistä etua. Myös sanattoman viestinnän tarkkaileminen kuuluu kuuntelemiseen. Jos näitä viestejä osaa tulkita, voi ne kertoa enemmän kuin puhe.

Hyvä vuorovaikuttaja osaa ottaa huomioon muiden henkilöiden erilaisuuden. On hyvä tiedostaa, että jokainen tulkitsee viestejä omalla tavallaan. Väärinymmärryksien riski kasvaa sitä mukaa kun vuorovaikutussuhteessa olevien taustat eroavat. Kansainvälisessä toimintaympäristössä vuorovaikutukseen kannattaa kiinnittää erityistä huomioita. Tärkeää on sekä ymmärtää, että tulla ymmärretyksi.

Esimiestyön arkeen liittyy usein aikapula. Vuorovaikutuksen kautta ajaudutaan erilaisiin tilanteisiin, joskus jopa epäolennaisiin. Tällöin on osattava hallita kokonaisuuksia ja priorisoida. Erilaiset organisaation sisäiset ja sidosryhmien kanssa toteutettavat tapahtumat mahdollistavat laaja-alaista vuorovaikutusta.

Johtaminen on vuorovaikutusta

Vuorovaikutus on laaja kokonaisuus, joka vaikuttaa koko organisaation toimintaan. Käytännössä se kytkeytyy kaikkeen arkiseen tekemiseen jollakin tavalla. Kasvokkaisten kohtaamisten lisäksi vuorovaikutukseen voi kuulua mm. sähköpostit, tekstiviestit, blogit tai videot.

Vuorovaikutus on jatkuvaa kanssakäymistä erilaisissa tilanteissa, erilaisissa kanavissa ja erilaisten ihmisten kanssa.

Vuorovaikutuksen yhteydessä tulee esiin erilaisia mielipiteitä, joista voi joskus syntyä konflikteja. Toisten ihmisten näkökulmasta sama asia voi esiintyä aivan erilaisena ja vaikka kuinka yritetään olla vuorovaikutuksessa, ei toisten ajatusta ymmärretä. Vuorovaikutuksen ei kuitenkaan tarvitse loppua tai tilannetta ei tarvitse jättää ratkaisematta.

Johtajien ja miksei muidenkin vuorovaikutukseen liittyy siis myös paineita ja ongelmanratkaisua. Jos vuorovaikutuksella haetaan avoimuutta, pitäisi kaikkien saada avoimesti ilmaista omat ajatuksensa ja käsityksensä tilanteeseen liittyen.

Tavoitteet ja keinot joilla niihin pyritään ovat vuorovaikutustilanteiden ja niihin osallistuneiden tuotosta. Vuorovaikutustilanteet tarvitsevat aikaa ja tilanteita, joissa asetutaan muiden kanssa vuorovaikutukseen.

Vuorovaikutuksen kehittäminen

Vuorovaikutuksen kehittymiseksi on tarpeen muuttaa omaa ja muiden työyhteisön jäsenten toimintatapaa vuorovaikutuksen osalta.

Omia viestintätapoja pystytään muuttamaan ja parantamaan. Viestintätaitojen oppimisessa on neljä vaihetta. Aluksi henkilö ei edes tiedosta, että hänen oma viuorovaikutus on taitamatonta. Tämän jälkeen henkilö tietää miten pitäisi olla vuorovaikutuksesa, mutta ei ole kyennyt toteuttamaan sitä. Sitten henkilö osaa vuorovaikuttaa tietoisesti taitavasti ja neljänneksi henkilö toimii taitavasti ilman, että edes ajattelee sitä.

Oma ja toisen henkilön arvio vuorovaikutuksesta saattaa poiketa paljon toisistaan. Samoin henkilö, joka havainnoin tilannetta kauempaa, saattaa arvioida asian vielä toisella tavalla.

Vuorovaikutus kehittyy kokemuksien kautta. Tällöin henkilön on osattava havainnoida omaa toimintaa ja miettiä kuinka sitä voi kehittää.

Miten voimme olla avuksi?

Toteutamme työyhteisön viestinnän kehittämiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/viestinta

Jaa somessa

Muita aihepiiriin liittyviä artikkeleita

Itsensä johtaminen kannattaa
Asiakaslähtöisyys kaikessa toiminnassa
Valikko