Gemballa tarkoitetaan paikkaa, jossa työ oikeasti tehdään. Gemba kävely on keino perehtyä huolellisesti tarkasteltavaan työympäristöön tai prosessiin. Gembaa voi hyödyntää myös esimerkiksi digitaalisten prosessien ulkoisen tai sisäisen asiakaskokemuksen kehittämiseen. Tämä artikkeli keskittyy Gemba -toimintaan yleisesti mutta erityisesti Gemba kävelyyn kehittämistarpeen selkeyttäjänä.
Gemban toteuttamisen keskeiset vaiheet
Ennen kun Gemba-kävelyä aletaan suunnittelemaan, on tarpeen kirkastaa sille asetettavat tavoitteet. Nämä vaikuttavat tiedontarpeeseen jota Gemban aikana pyritään selkeyttämään keräämällä tarvittavat tiedot ja havainnot.
Tässä jotain Gemban valmisteluun ja suunnitteluun liittyviä teemoja:
Selkeytä Gemban tavoite tai teema
Mikä on tämän nimenomaisen Gemban tavoite tai teema? Gemban tavoitteen tai selkeyttämisen jälkeen Gemba voidaan paremmin kohdentaa. Esimerkiksi teemojen osalta vaihtoehtoja voivat olla: tuottavuus, nopeus, kustannustehokkuus, turvallisuus ja niin edelleen. Jo tässä vaiheessa on mahdollista hahmottaa listaa kysymyksistä tai selvitettävistä asioista.
Gemba-ryhmän kokoaminen ja valmistautuminen
Kaikilla Gemba-ryhmän jäsenillä on oltava selkeä näkemys, että tärkein tavoite on jatkuva parantaminen ja Gemba tukee sitä. Itsessään Gemba on enemmänkin tiedonkeruun ja osallistamisen vaihe, ei varsinainen lopputuotos. Tämä on tärkeä huomioida myös Gembaa edeltävässä ja sen aikaisessa vuorovaikutuksessa eri tahojen kanssa.
Keskity prosessiin älä yksittäisiin työntekijöihin
Gemban keskeisenä tavoitteena havainnoida, tarkkailla, ymmärtää ja parantaa prosessia. Keskittymällä yksittäisten työntekijöiden nimenomaisten työtehtävien suorittamiseen on ilmeistä, että Gemba kohtaa vastarintaa.
Selkeytä arvovirta
Arvovirran selkeyttäminen ja seuraaminen mahdollistaa eri muotoisen hukan tunnistamisen prosessissa. Sen poistaminen tukee yleisen suorituskyvyn parantamista.
Havaintojen dokumentointi
Gemban aikana ei ole syytä tehdä konkreettisia parannusehdotuksia. Kaikki omat huomiot on syytä dokumentoida ylös. Gemban jälkeen tahtävä kerätyn dokumentaation ja havaintojen analysointi mahdollistaa systemaattisemman ongelmanratkaisun ja konkreettistan parannustoimien hahmottamisen. Tämä toimintatapa tukee jatkuvan parantamisen kulttuuria paljon pidempikestoisemmin ja tehokkaammin kuin yksittäisiin kehittämiskohteisiin välittömästi puuttuminen.
Tarkastele Gemba kävelyn aikana asiaa eri näkökulmista
Voi olla hyvä idea ottaa kollega, joka on tottunut työtehtävissään tarkastelemaan asiaa esimerkiksi toisen toiminnon tai osaston näkökulmasta mukaan Gemba kävelyyn. Yleensä tarkasteltavaa prosessia vähemmän tuntevilla henkilöillä on erilainen näkökulma ja sen myötä voidaan kysyä ja havainnoida mahdollisesti sellaisia teemoja, jotka muuten jäisivät havainnoimatta. Toki asiakkaan näkökulma on jatkuvasti läsnä, mikä tuottaa asiakkaalle arvoa ja mistä hän on valmis maksamaan.
Gemba-kävelyn tulosten seuranta
Vaikka yksittäisen Gemba-kävelyn aikana ei löydy mitään merkittävää, niin sekä Gemba-ryhmä sisällä, mutta myös havainnoitavien työntekijöiden osalta on tarpeen viestiä, mitä Gemban aikana on opittu tai havaittu. Tarpeetonta kyttäämisen tunnetta on syytä välttää. Jos Gemba-kävely aiheuttaa konkreettisia parannustoimia, näistä on tarpeen viestiä ja perustella niiden tarpeellisuus.
Säännöllinen Gemba-toiminta on tärkeää. Se, kuinka usein Gemba-kävelyitä on syytä toteuttaa, riippuu tarkastelunäkökulmasta. Lähtökohtaisesti tarkastelunäkökulmaa on syytä muuttaa, mutta yleisesti tarkastellen huomion tulisi keskittyä prosessiin ja siihen liittyviin kehittämistarpeisiin.
Toinen näkökulmaan liittyvä tulkinta on, että eri Gemba-kävelyen yhteydessä tarkastelu liittyy esimerkiksi laatunäkökulmiin, työturvallisuuteen, tuottavuuteen, kustannuksiin, 5S-toimintaan, seisokkeihin, uudistumiseen ja oppimiseen jne..
Gemba kävelyn kysymyksistä
Etukäteen laadittu kysymys- ja tarkistuslista mahdollistaa systemaattisen tiedonkeruun Gemba-kävelyn aikana. Tämä auttaa myös keskittämään nimenomainen Gemba etukäteen määriteltyyn kohteeseen tai teemaan.
Kysymys- ja tarkistuslistaan sisällytetään kysymyksiä, jotka auttavat ymmärtämään prosessia ja sen yksityiskohtia. Jos Gemban teema vaihtuu eri kerroilla, niin toki kysymykset ja havainnoinnin kohteetkin vaihtuvat.
Viesti Gembasta koko organisaatiolle
On hyvä viestiä koko omalle organisaatiolle Gemba -toiminnasta ja sen tavoitteista. Käytännössä tämä voi tapahtua eri kanavissa ja eri keinoin. Tärkeää on myös, että sekä organisaation johto ja henkilöstö ymmärtävät mistä Gemba -toiminnassa on kysymys? Keskeisenä tavoitteena on kuitenkin tarkastella prosesseja ja työtehtäviä niihin osallistuvien työntekijöiden näkökulmasta. He todennäköisesti tietävät parhaiten mitkä ovat omaan työhön kohdistuvat ongelmat ja mistä ne johtuvat. Näiden kehittämistarpeiden tunnistamisen jälkeen on mahdollista pyrkiä löytämään niihin ratkaisuja.
Gemba-toiminta vakiintuneeksi toimintatavaksi
Tässä joitain näkökulmia miksi Gemba-toiminta ja Gemba kävely on syytä vakiinnuttaa pysyväksi toimintatavaksi osana toiminnan jatkuvaa parantamista:
- Ongelmiin on mahdollista puuttua viipymättä.
- Toiminnan todellinen tila, eli se miten arjessa toimitaan, tulee näkyväksi Gemba kävelyn yhteydessä.
- Gemba mahdollistaa esimerkillä johtamisen. Se on osa jatkuvaa parantamista korostavaa tomintakulttuuria, j oka perustuu systemaattiseen ongelmanratkaisuun ja kehittämisen kehän hyödyntämiseen.
- Gemba-kävelyn yhteydessä on mahdollista varmistaa, että teemme oikeita asioita oikein.
- Jatkuva vuoropuhelu henkilöstön kanssa tukee organisaation vision jalkauttamista.
- Gemba-kävelyn löydökset avaavat myös viestinnällisiä pullonkauloja organisaation sisällä. Aina ei tohdita kertoa kuinka asiat oikeasti ovat.
- Gemba auttaa työntekijöitä paikantamaan parannusmahdollisuuksia esittämällä kysymyksiä ja kuuntelemalla vastauksia Gembassa kulloinkin tarkasteltavan asian osalta.
- Gembaan liittyvä vuoropuhelu johdon ja työntekijöiden välillä on keskeinen tekijä Lean-johtamisessa.
- Gemba mahdollistaa parhaiden käytänteiden tunmnistamisen organisaation sisällä.
- Gemba tekee johdon kiinnostuksen jatkuvaa parantamista kohtaan näkyväksi. Tämä yleensä edistää myös jatkuvan parantamisen toteuttamista käytännössä.
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme prosessien johtamista tukevaa, Lean-ajatteluun pohjautuvaa koulutusta, kehittämistyöpajoja ja Lean-toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/lean-ja-tuottavuus
