Hyvät kokouskäytännöt eivät ole itsestäänselvyys. Kokoukset ovat iso osa organisaatioiden arkea. Yleensä niissä tehdään kaikkia tai osaa henkilöstöä koskevia päätöksiä, joten niiltä odotetaan tehokkuutta ja tuloksellisuutta. Käytännössä kuitenkin merkittävä osa kokouksista koetaan turhiksi. Usein kokouksissa istumiseen sekä niiden järjestämiseen kuluu useita tunteja viikossa. Kokoukset kannattaakin valmistella huolella.
Hyviä kokouskäytäntöjä kannattaa kehittää ja ylläpitää
Kokous määritellään usein määrämuotoiseksi kokoontumiseksi, jossa tehdään päätöksiä yhdessä keskustellen. Yleensä kokouksella on jokin tavoite, joka pyritään saavuttamaan sen aikana. Lähtökohtaisesti sellainen kokous on turha, jossa käydään läpi aiemmissa kokouksissa käsiteltyjä asioita eikä päätöksiä synny. Huonossa kokouksessa päätöksiä ei pystytä tekemään vajavaisesti tehtyjen valmisteluiden takia.
- Kokouksen pääsääntöisenä tarkoituksena on kuitenkin päätöksenteko, joten kokoukseen ei pitäisi valita pelkästään aiheita, joista ei voi tehdä päätöksiä.
- Esityslistan aiheiden valmistelu on puutteellista tai sitä ei ole tehty lainkaan.
- Keskustelu hyppii ohi aiheen eikä puheenjohtaja tee asialle mitään.
- Kokouksessa käsitellään asioita, jotka eivät kyseiseen kokoukseen kuulu.
- Kokoustilat on valittu huonosti.
Pelisäännöt ja kokouskäytännöt
Työpaikoilla on yleensä yhteiset pelisäännöt, jotka on hyvä tehdä myös kokouksia varten. Näin pystytään kiinnittämään huomiota siihen, miten kokouksissa työskennellään, ja miten niistä saadaan mahdollisimman tehokkaita. Näin tehostetaan kaikkien osallistujien ajankäyttöä. Yhteisissä pelisääntöjen osalta voi esimerkiksi päättää, että jokainen kokoukseen osallistuva perehtyy kokouksen esityslistaan huolellisesti ennen kokousta ja valmistautuu kokouksessa käsiteltäviin asioihin.
Virtuaalikokouksetkin tarvitsevat pelisääntöjä
Viimeaikoina virtuaalikokoukset ovat lisääntyneet. Osa näistä virtuaalikokouksista ovat rutiininomaisia toistuvia kokouksia ja osa ainutkertaisia kohtaamisia verkossa, jolloin osallistujatkin vaihtuvat.
Myös virtuaalikokoukset tarvitsevat selkeitä kokouskäytäntöjä. Tässä jotain esimerkkejä hyvistä virtuaalikokouksiin liittyvistä kokouskäytännöistä:
- valmistautukaa riittävän hyvin
- huomioi osallistujien lukumäärä; onko tarkoitus keskustella vai tiedottaa?
- käyttäkää videoyhteyksiä mahdollisuuksien mukaan
- hyödynnä mahdollista chat-palvelua esimerkiksi kysymysten tai käsiteltävien teemojen jakamiseen
- pidä virtuaalikokoukset riittävän intensiivisinä; ylipitkät kokoukset puuduttavat
- kokouksen lopuksi varmistakaa, että kaikki ovat sisäistäneet jatkotoimenpiteet
Hyvät kokouskäytännöt tukevat organisaatioviestintää
Kokoukset ovat luontainen osa organisaatioviestintää. Tärkeätä on pitää ne mielekkäinä ja tuloksellisina. Liian usein lepsut kokouskäytännöt ärsyttävät, sillä ne vievät työyhteisön jäseniltä usein tuhansia tunteja vuodessa aikaa. Tähän ei kuitenkaan tarvitse tyytyä, vaan myös työyhteisön kokouskäytäntöjä voidaan kehittää.
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme työyhteisön ja sen viestinnän kehittämiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/tyoyhteiso
