TyöyhteisöViestintä

Kokous kannattaa valmistella huolella

Huonosti valmistellut ja vedetyt kokoukset ovat todellisia aikasyöppöjä. Kokouksiin menee monissa organisaatioissa paljon aikaa. Hyvät kokouskäytännöt tukevat kokoustoiminnan tuloksellisuutta ja työyhteisön viestintää.

Arjessa kokouksille on monia eri nimityksiä; kuten kokous, palaveri, neuvottelu, tapaaminen, työpaja tai tilannekatsaus. Myös työryhmätyöskentely (workshopit) ovat luonteeltaan kokouksia, joissa työskennellään pienissä ryhmissä tietyn tuotoksen aikaansaamiseksi.

Tämä artikkeli keskittyy kokousten valmisteluun, jotta niistä saa mahdollisimman paljon hyötyä.

Kokouksella pitää olla tavoite – Miksi se pidetään?

Tärkein asia kokousta valmisteltaessa on asettaa sille jokin selkeä tavoite. Tavoite voi olla esimerkiksi päätös jostain kokouksessa käsiteltävästä asiasta. Kokouksella voi olla myös muita tavoitteita kuten päätöksenteko, keskustelu, ideointi tai informointi.

Koronaepidemia lisäsi virtuaalikokousten määrää paljon. Virtuaalikokouksia on hyvä hyödyntää silloin, kun osallistujien välimatka on suuri, jotta matka-ajan ja kokouksen keston välinen suhde pysyy kohtuullisena.

Kokouksen tavoitteen perusteella on hyvä miettiä, millä nimikkeellä kokousta kutsutaan. Se vaikuttaa myös siihen, miten osallistujat suhtautuvat kokoukseen.

Tee esityslista käsiteltävistä asioista

Kokousta valmisteltaessa sen vetäjän on hyvä listata käsiteltäviä asioita, joiden pohjalta voi miettiä tarvitaanko kokousta ylipäätään. Kokouksen puheenjohtajan ei itse tarvitse päättää kaikkia asioita, vaan käsiteltäviä aiheita voi myös ehdottaa puheenjohtajalle. Asioita ei kannata koota liikaa yhteen kokoukseen, jotta kaikki asiat voidaan käsitellä kunnolla sovitussa ajassa. Kokouksen tavoitteen tulee olla jo tässä vaiheessa selvillä, joka täytyy myös ilmoittaa esityslistassa. Esityslistan perusteella mietitään, keitä henkilöitä käsiteltävät asiat koskevat ja tehdään osallistujalista.

Kokouksen puheenjohtajan ei välttämättä tarvitse esitellä kaikkia asioita itse, vaan hän voi pyytää jotakuta asiasta paremmin tietävää henkilöä sen esittelemään. Sitten kerätään mahdolliset tarvittavat materiaalit, jotka voidaan lähettää kutsujen liitteenä. Jotta kokoukseen osallistuvat osaavat asennoitua oikeanlaiseen kokoustamistapaan, täytyy se mainita esityslistassa.

Mahdollista osallistujien ennakkovalmistautuminen kokoukseen

Kokouskutsut esityslistoineen on hyvä lähettää osallistujille riittävän hyvissä ajoin. Tämä auttaa heitä valmistautumaan kokoukseen ja tutustumaan mahdollisiin ennakkoaineistoihin. Valmistautuminen kokoukseen ennakolta parantaa kokoukseen osallistujien kykyä osallistua keskusteluun ja päätöksentekoon.

Valitse tarkoituksenmukainen kokoustila

Kokoustilojen valinta riippuu kokoukseen osallistuvien määrästä, kokoustavasta sekä kokoustyypistä. Tärkein ominaisuus kokoustiloissa on niiden muunneltavuus. Esimerkiksi pöytiä on pystyttävä tarpeen mukaan ryhmittelemään ja järjestelemään, joskus jopa kesken kokouksen. Jos kokous järjestetään jossain muualla kuin organisaation omissa tiloissa, pitää huomioida kulkuyhteydet kokouspaikalle: onko helpompaa saapua paikalle linja-autolla, pyörällä vai yhteiskuljetuksella.

Nykypäivänä kokoustilojen tekniset mahdollisuudet ovat tärkeässä asemassa ja niiden tulee vastata kokouksen asettamia vaatimuksia. Isompien kokousten tiloilta vaaditaan vähintään tietokone, videotykki, valkokangas sekä fläppitaulu. Kokoustilat on hyvä järjestellä niin, että siinä on huomioitu kokoustamisen tapa. Jos kyseessä on työpaja, pöydät voivat olla useamassa pienessä ryhmässä. Jos työryhmille halutaan omaa rauhaa, voidaan ryhmien väliin järjestää siirreltäviä irtoseiniä. Keskustelutilaisuudessa, jossa ei tarvitse esitellä asioita esimerkiksi esitysaineistoilla (PowerPoint-esitykset), pöydät voidaan järjestää ympyräksi. Tällöin jokainen osallistuja näkee ja kuulee toisensa paremmin.

Työyhteisöissä pidettävät kokoukset kannattaa valmistella huolella ja muutenkin toteuttaa jämäkästi. Näin työyhteisön sisäinen viestintä tehostuu ja kokoustamisella saadaan konkreettisia päätöksiä.

Miten voimme olla avuksi?

Toteutamme työyhteisön ja sen viestinnän kehittämiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/tyoyhteiso

Hyvät kokouskäytännöt tukevat työyhteisön viestintää

Kokoukset ovat iso osa organisaatioiden arkea. Yleensä niissä tehdään kaikkia tai osaa henkilöstöä koskevia päätöksiä, joten niiltä odotetaan tehokkuutta ja tuloksellisuutta. Käytännössä kuintenkin merkittävä osa kokouksista koetaan turhiksi. Usein kokouksissa istumiseen sekä niiden järjestämiseen kuluu useita tunteja viikossa.

Kokous määritellään usein määrämuotoiseksi kokoontumiseksi, jossa tehdään päätöksiä yhdessä keskustellen. Yleensä kokouksella on jokin tavoite, joka pyritään saavuttamaan sen aikana. Lähtökohtaisesti sellainen kokous on turha, jossa käydään läpi aiemmissa kokouksissa käsiteltyjä asioita eikä päätöksiä synny. Huonossa kokouksessa päätöksiä ei pystytä tekemään vajavaisesti tehtyjen valmisteluiden takia.

  • Kokouksen pääsääntöisenä tarkoituksena on kuitenkin päätöksenteko, joten kokoukseen ei pitäisi valita pelkästään aiheita, joista ei voi tehdä päätöksiä.
  • Esityslistan aiheiden valmistelu on puutteellista tai sitä ei ole tehty lainkaan.
  • Keskustelu hyppii ohi aiheen eikä puheenjohtaja tee asialle mitään.
  • Kokouksessa käsitellään asioita, jotka eivät kyseiseen kokoukseen kuulu.
  • Kokoustilat on valittu huonosti.

Työpaikoilla on yleensä yhteiset pelisäännöt, jotka on hyvä tehdä myös kokouksia varten. Näin pystytään kiinnittämään huomiota siihen, miten kokouksissa työskennellään, ja miten niistä saadaan mahdollisimman tehokkaita. Näin tehostuvat myös sekä ajan että muiden rajallisten resurssien. Yhteisissä pelisääntöjen osalta voi esimerkiksi päättää, että jokainen kokoukseen osallistuva perehtyy kokouksen esityslistaan huolellisesti ennen kokousta ja valmistautuu kokouksessa käsiteltäviin asioihin.

Kokoukset ovat luontainen osa organisaatioviestintää. Tärkeätä on pitää ne mielekkäinä ja tuloksellisina. Liian usein lepsut lepsut kokouskäytännöt ärsyttävät, sillä ne vievät työyhteisön jäseniltä usein tuhansia tunteja vuodessa aikaa. Tähän ei kuitenkaan tarvitse tyytyä, vaan myös työyhteisön kokouskäytäntöjä voidaan kehittää.

Miten voimme olla avuksi?

Toteutamme työyhteisön ja sen viestinnän kehittämiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/tyoyhteiso

Jaa somessa

Muita aihepiiriin liittyviä artikkeleita

Perehdytys johdattaa työyhteisöön
Tunteet työyhteisössä
Valikko