ViestintäTyöyhteisö

Viestintä virtuaalitiimissä

Perinteisesti viestintä on ollut tiedon siirtämistä paikasta toiseen, lähettäjältä vastaanottajalle. Työyhteisössä tämä on yleensä tarkoittanut tiedon valuttamista ylhäältä alhaalle, johdolta ja esimiehiltä työntekijöille. Tämä perinteinen malli on kohdannut suuria ongelmia nykyaikaisissa tietointensiivisissä organisaatioissa, joissa arvostetaan vuorovaikutusta ja vastavuoroisuutta sekä viestinnän tulemista osaksi jokaisen työtä ja arkea.

Viestintään liittyviin haasteisiin voidaan lukea myös tiedon kulku. Mahdollinen etätyö usein vaikeuttaa viestintää. Virtuaalitiimin jäsenet voivat kokea, että tiimin päätoimipaikassa keskustellaan asioista, joita jätetään heille kertomatta ja että he jäävät paitsi jostain oleellisesta tiedosta. Osa etätoimipisteissä toimivista voivat tulkita, että he eivät aina tiedä mitä heidän tulisi tietää ja epätietoisuus johtui siitä. Käytännössä asia on kuitenkin niin, että etätoimipisteiden työntekijät eivät juurikaan jää paitsi mistään oleellisesta. Tätä epätietoisuutta voitaisiin välttää sopimalla etukäteen viestintäkanavista ja tiedotustavoista sekä riittävän tiheillä yhteisillä palavereilla. Tällöin etätyö olisi monille työntekijöille ja miksei työnantajillekin entistäkin luontaisempi vaihtoehto.

Virtuaalijohtamisen ongelmat liittyvät pitkälti viestintään

Virtuaalitiimien ja sen työyhteisön on joissain yhteyksissä uskottu heikentävän alaisten ja esimiesten välistä viestintää ja heikko viestintä puolestaan on tekemisissä alentuneen tuottavuuden, alhaisen sitoutumisen ja kasvavien poissaolojen kanssa. Tämän vuoksi on huomioida virtuaalitiimin toimintaan liittyvä viesintä erityisesti etätyön osalta.

Tiimin jäsenet eivät opi tuntemaan toisiaan, kommunikointi on hankalampaa, työtavat ovat erilaisia, työn koordinointi on hankalaa ja ryhmän jäsenten välillä syntyy vastakkainasettelua. Keskeisen tärkeätä onnistumisen kannalta on yhteisten työtapojen löytäminen ja käyttöönotto. Sanoman viestintä oikealla tavalla vastaanottajalle on ensiarvoisen tärkeää: miten esimies voi luottaa siihen, että vastaanottaja ymmärtää sanoman oikealla tavalla, kun tämän kanssa ei ole kasvotusten. Erityisen kriittistä tämä on palautteen annossa. Kun esimiehen tyytyväisyyttä on vaikea arvioida tämän ilmeistä ja eleistä, se on ilmaistava selvin sanoin, jotta väärinymmärryksiä ei synny.

Työyhteisöviestintä tapahtuu yleensä fyysisillä foorumeilla, joista tärkein on fyysinen tai virtuaalinen työtila tai –ympäristö, jossa työyhteisön jäsenet toimivat itseohjautuvasti ja kollegiaalisesti. Viestinnän tarkoitus on työskentelyn edellytysten luominen, työyhteisön ylläpito, vahvistaminen ja kehittäminen sekä sen jäsenten yksilöllinen ja yhteinen oppiminen, joka tapahtuu dialogisen ja vastuullisen vuorovaikutuksen kautta. Työyhteisön jäsenet muokkaavat työllään ja viestinnällään organisaation mainetta tietoisesti ja tiedostamattaan ja heijastavat sitä takaisin yhteisöön.

Työyhteisöviestintä tapahtuu siellä, missä ihmiset ovat ja työskentelevät ja missä he itse tuottavat ja vaihtavat tietoa sekä kokemuksia. Tällöin tietoa ei erikseen tuoda organisaation hierarkioita seuraten vaan työyhteisön jäsenet ovat kaikki tasavertaisia keskenään. Viestintä ei ole erillinen toiminto tai sarja toimintoja, vaan keskeinen osa työyhteisön kaikkea tekemistä. Toki viestinnässäkin on tarpeen huomioida etätyön näkökulmat.

Työyhteisön toiminta ja viestintä tapahtuu foorumeilla, jotka ovat avoimia tiedon vaihdannan ja vuoropuhelun paikkoja. Foorumit voivat vaihdella virallisista epävirallisiin, fyysisistä virtuaalisiin sekä monenvälisistä kahdenvälisiin. Tärkein foorumi on työtila itsessään. Verkkoyhteisöillä se on yhteinen työskentelyalusta tai –ympäristö. Muita foorumeita ovat muun muassa organisaation intranet ja internet, sisäiset ja ulkoiset verkostofoorumit, hybridifoorumit sekä sosiaalinen media. Nämä foorumit yhdistävät organisaation verkostoihin ja toimintaympäristöön. Foorumeilla toimii työyhteisön jäseniä sekä esimerkiksi sidosryhmien edustajia ja kumppaneita. Uudessa työyhteisöviestinnässä korostuu itseohjautuvuus, vastuullisuus ja kollegiaalisuus.

Sähköisen viestinnän nopea kehittyminen on tehostanut sekä sisäistä että ulkoista tiedon välitystä työyhteisössä. Kenellä tahansa on nykyään mahdollisuus kommunikoida reaaliajassa vaikka toiselle puolen maapalloa yhtä lailla kuin naapurihuoneeseen. Kaikki tämä on vaikuttanut suuresti viestintäkäyttäytymiseen ja vuorovaikutuksen muotoihin.

Virtuaalitiimien sähköinen viestintä eroaa kasvokkain tapahtuvasta viestinnästä sillä, että äänetön viestintä, kuten ilmeet ja eleet muuttuvat epäselviksi. Se voi pahimmillaan eristää ihmisen sosiaalisesti muista. Erillään työskenteleminen häiritsee ryhmätietoisuuden syntyä, mutta sähköisten viestintä- ja yhteistyövälineiden avulla voidaan kuitenkin vaikuttaa tietoisuuden eri lajeihin ja tukea niiden syntyä. Epävirallista tietoisuutta voidaan ylläpitää jatkuvatoimisella kuva- ja keskusteluyhteydellä. On tärkeää, että jäsenet tietävät kaikkien olevan läsnä ja valmiina vuorovaikutukseen kun tarvetta sille ilmenee.

Miten voimme olla avuksi?

Toteutamme työyhteisön viestinnän kehittämiseen liittyvää koulutusta, kehittämistyöpajoja ja toiminnan auditointeja. Lisätietoja www.mcs.fi/viestinta

Jaa somessa
Tags: , ,

Muita aihepiiriin liittyviä artikkeleita

Työhyvinvointia tukeva esimiestyö
Konsepti tukee asiakkuuksien johtamista ja hoitamista
Valikko