Auditointi tukee organisaatioiden toimintaa ja sen kehittämistä. Monessa organisaatiossa ulkopuolisen ja siten riippumattoman tahon tekemä toiminnan sisäinen auditointi tarkastelee objektiivisesti auditoitavaa toimintaa.
Auditointi voi olla laaja-alainen esimerkiksi yrityksen laatujärjestelmään tai johtamiskäytäntöihin liittyvä tarkastelu. Se voidaan kohdentaa myös rajatummin, kuten esimerkiksi asiakasrajapinnan toimintoihin, viestintään, projektitoimintaan tai Lean-johtamiseen liittyvään jatkuvan parantamisen käytänteisiin.
Auditointi voi liittyä myös uuden toimittajayrityksen valitsemiseen, eli sen tavoitteena on varmistaa, että toimittajayritys täyttää asetetut kriteerit jotka ostava yritys asettaa omille toimittajilleen. Nykyisiäkin toimittajayrityksiä voidaan auditoida. Siten voidaan hallita mahdollisiin laatu- ja tuotanto-ongelmiin liittyviä riskejä.
Auditoitavan toimittajayrityksen on täytettävä asetetut vähimmäiskriteerit ja korjattava mahdolliset auditoinnin yhteydessä ilmenevät puutteet.
Toimitusketjut ovat riippuvaisia myös alihankkijoina käytettävistä toimittajista. Varsin usein auditointiin liitetään myös alihankkijoiden ja näiden toimittajien auditoinnit. Näin varmistetaan koko toimitusketjun toimituskyky ja toiminnan laadukkuus. Myös kestävän kehityksen näkökulmat ovat yhä useammin auditoinnin kohteena.
Toimittajien auditointi voi olla säännöllistä tai satunnaista esimerkiksi toimittajayrityksen omistusjärjestelyn tai muun suuremman muutoksen johdosta.
Auditoinnilla tuotetaan tietoa
Tavoitteena on, että auditointi tuottaa johtamisen tueksi tietoa ja parantaa siten organisaation suorituskykyä.
Auditointien toteutusaikaväli vaihtelee. Joissain organisaatioissa sitä toteutetaan vuosittain, joissain taas useamman vuoden välein.
Auditoinnin hyödyt
Sen lisäksi, että auditoinnilla voidaan varmistaa toiminnan vastaavuus asetettuihin tavoitteisiin ja ohjeistuksiin, niin sen hyötyjä ovat myös:
- Lisää muutoksen hallittavuutta
- Tukee jatkuvaa parantamista
- Auttaa toiminnan johtamisessa
- Tuo läpinäkyvyyttä toimitusketjuun
Auditointi edellyttää tiedonkeruuta
Auditointi etenee vaiheittain:
1) auditointikriteerien määrittäminen
2) arviointikykymysten laatiminen
3) auditoinnin toteutuksen ja raportoinnin suunnittelu
Auditointia tukevaa aineistoa kerätään erimerkiksi haastatteluin, kyselyin, havainnointikäynnein ja tutustumalla auditoinnin kannalta relevanttiin taustaineistoon kuten prosessikuvauksiin ja toimitaohjeistukseen.
Auditoinnista tehdään erillinen raportti. Siihen voidaan kirjata esimerkiksi auditoinnin tausta, toteutuksen ajankohta, tehdyt havainnot, todetut puutteet, vahvuudet, johtopäätökset ja mahdolliset suositukset. Auditoinnin raportti johtaa usein joihinkin korjaaviin toimenpiteisiin, joiden ajoituksesta ja toteuttamisesta vastaa organisaation johto.
Miten voimme olla avuksi?
Toteutamme työyhteisön ja sen yksittäisten toimintojen/prosessien johtamista ja kehittämistä tukevia auditointeja, niihin liittyvää koulutusta ja kehittämistyöpajoja. Lisätietoja [www.mcs.fi/tyoyhteiso]
